Preparar la certificación ISO siempre genera algún grado de preocupación, sobre todo si es la primera vez que la organización se expone al proceso. Esto es así tanto si la empresa nunca ha sido certificada, como si aun habiéndolo sido en otras normas, es la primera ocasión que se prepara para una norma en particular, como puede ser ISO 9001.
Se ha realizado un esfuerzo monumental, pero se desconocen los criterios de la entidad certificadora y eso genera inevitablemente cierta incertidumbre. Sin embargo, contar con algunos consejos cargados de experiencia pueden ayudar a ganar confianza y afrontar el proceso de certificación con mayor seguridad.
Consejos de un auditor para preparar la certificación ISO
Como primera recomendación para preparar la certificación ISO, empecemos por sustituir el término “pasar la auditoría”, o incluso “sufrir una auditoría”, por uno más amable y más cercano a la realidad: “recibir una auditoría”.
Por supuesto, siempre buscamos un resultado positivo. Pero sin duda, se presentarán hallazgos y desvíos que no debemos considerar como errores, sino como oportunidades de mejora que no se deben menospreciar.
Partiendo de esas consideraciones, pasamos a avanzar con las recomendaciones concretas sobre cómo preparar la certificación ISO.
Cuidado al escribir los procedimientos
En cuanto a procedimientos y documentos de la organización, como por ejemplo la política de calidad, a veces, menos es más. Lo ideal es encontrar el punto exacto en el que se atiende a lo solicitado por el requisito y cómo es posible aplicar en la práctica el control, la ejecución de la actividad o el monitoreo, si es el caso.
No sirve de nada escribir que la inspección o el control se llevarán a cabo todos los días si sabemos que es imposible hacerlo. Seamos realistas y conscientes. Los auditores no exigirán más de lo que pide la norma. Pero si se escribe en los documentos, sí que lo harán.
Algunos consejos de auditores experimentados pueden ayudar a su organización a preparar la #CertificaciónISO. Conózcalos aquí. Share on XEntender los criterios que serán auditados
Nadie se encuentra más cualificado para indicar cuáles son los criterios que serán evaluados en una auditoría de certificación que un auditor experimentado. Pero usted y su equipo también lo pueden saber tomando la norma y comprendiéndola en profundidad. Los auditores, nuevamente lo recalcamos, no exigirán nunca, nada que no sea solicitado por el estándar a certificar.
Establecer normas y procedimientos realistas
Los auditores esperan colaboración, transparencia y sinceridad por parte de sus auditados. En este sentido, es deber de la alta dirección establecer las normas con las que se regirá la auditoría y la forma en que se llevará a cabo. El deber del auditor es apegarse a las formalidades que ha determinado la organización.
Con el afán de salir pronto del paso, la organización no puede elaborar una programación para realizar la auditoría en un solo día, sobre todo si se trata de una organización de gran tamaño y con muchas ubicaciones. Las normas y los procedimientos para hacer la auditoría deben ser concordantes y realistas.
Ser transparentes, antes, durante y después de la auditoría
El objetivo no es poner en evidencia todas las desviaciones y no conformidades, pero sí, aprovechar la situación para buscar soluciones, implementar acciones correctivas y formular un plan de mejora continua efectivo. Por lo que la transparencia no debe ser tomada como un riesgo sino como una oportunidad de avance.
Establecer procesos de mapeo y objetivos
Para lograr una certificación ISO satisfactoria, asegúrese de trazar los procesos existentes en la organización y luego definir los objetivos que serán medidos. Es prudente recordar de nuevo que “menos es más”, ya que los auditores, finalmente, evalúan los procesos que se han definido en la organización y los objetivos establecidos internamente.
Curso Auditor Interno ISO 9001:2015
La formación es también un elemento clave cuando una organización se encuentra en el camino para preparar la certificación ISO. Contar con auditores internos cualificados en la organización agrega un valor indudable al sistema de gestión.
La Escuela Europea de Excelencia ofrece el programa Curso Auditor Interno ISO 9001:2015. Este cuenta con el aval del Registro Europeo de Auditores Certificados (ERCA) y faculta a los estudiantes para auditar sistemas de gestión basados en la norma ISO 9001 en cualquier organización.
Si su empresa está preparando la certificación para ISO 9001 y precisa de formación de alta calidad, puede asegurarse una plaza en este curso aquí.
