La auditoría interna ISO 9001 cierra un ciclo y abre inmediatamente el siguiente. La auditoría interna es un requisito de ISO 9001, pero más que una obligación es la mejor oportunidad que tiene la organización para conocer el estado real del sistema de gestión de la calidad y las oportunidades de mejora con las que cuenta; se trata de la esencia de la mejora continua.
La importancia de la auditoría interna ISO 9001 hace que se deban tomar medidas para asegurar su efectividad y la veracidad de sus informes y conclusiones.
Consejos para antes, durante y después de realizar una auditoría interna ISO 9001
En algunas entradas anteriores hemos dedicado espacio a cómo prepararse para que una auditoría interna en ISO 9001 se desarrolle con facilidad y en un ambiente de cordialidad y colaboración. Hoy, sin embargo, ampliamos el espectro al compartir una lista de consejos para antes, durante y después de la auditoría interna ISO 9001.
Antes de la auditoría interna ISO 9001
El primer consejo es planificar. Solo de un buen trabajo de planificación, puede salir una tarea exitosa. Así es que el auditor o equipo de auditores tendrán que dedicar tiempo a la evaluación, la planificación, el cronograma de actividades, el calendario, las áreas, departamentos, y ubicaciones…
En esta etapa es importante:
- Asegurar que la autoridad dentro del equipo está definida y que, tanto el auditor líder como sus auxiliares son auditores expertos, capacitados e independientes de las áreas en que trabajarán.
- Decidir las áreas de la organización que serán auditadas.
- Desarrollar el plan de auditoría y definir los recursos necesarios. Se puede considerar aumentar el número de auditores, u obtener herramientas útiles como listas de verificación, por ejemplo.
- Definir el propósito de la auditoría. Puede tratarse solo de obtener una visión general del estado del sistema, definir el cumplimiento de alguna cláusula específica o identificar el origen de una no conformidad recurrente detectada en el proceso de producción.
- Organizar una reunión con los auditores, analizar el plan y dar a conocer el alcance y los objetivos de la auditoría.
- Realizar una reunión de apertura con auditores y miembros de la alta dirección.
Durante la auditoría interna ISO 9001
Es en esta etapa donde se refleja el buen trabajo hecho antes de la auditoría interna ISO 9001. En este momento, ya estando en el campo de trabajo auditando, es importante no cometer errores, así como:
- Evitar ser críticos con las personas. Estamos evaluando, no estableciendo responsabilidades ni juzgando culpables.
- Seguir los procedimientos de seguridad, de higiene (en las áreas en que sean requeridos) y todas las normas específicas de cada departamento. Los auditores no están por encima de las normas de la organización y de los requisitos de las normas que auditan.
- Explicar el propósito de la auditoría a los auditados.
- Responder las preguntas y escuchar los comentarios de los auditados, sobre todo cuando involucran problemas de cumplimiento.
- Ser flexible y lógico. Si se descubre un problema potencial con capacidad de afectar negativamente la calidad, aunque no se encuentre dentro del programa de auditoría, se debe tener en cuenta, programarse y ser registrado.
- Promover la honestidad, el respeto y la transparencia con los auditados.
La #AuditoríaInterna en ISO 9001 requiere seguir algunos procedimientos antes, durante y después. Conózcalos en este artículo. Share on X
Después de la auditoría interna ISO 9001
Aunque hemos superado dos etapas muy importantes de la auditoría interna de calidad, aún hay trabajo por hacer:
- Realizar una reunión con todos los auditores para discutir los temas que se abordarán en la reunión de cierre.
- Celebrar la reunión de cierre con los auditados, señalando los aspectos positivos que se presentaron durante la auditoría interna ISO 9001, mencionando las no conformidades y declarando las cláusulas de la norma que no se cumplen, si es que existen.
- Emitir los informes de auditoría. Es importante hacerlo lo más pronto posible, mientras los eventos de la auditoría están aún frescos.
- Alentar a los auditados a decidir sobre las acciones correctivas, su importancia y la necesidad de hacerles seguimiento y comprobar su efectividad.
- Establecer plazos para la implementación y verificación de resultados de las acciones correctivas.
- Estar disponibles para los auditados, sobre todo para aquellos que tendrán la responsabilidad de implementar acciones correctivas.
- Finalmente, consultar a los auditados sobre la gestión del auditor o auditores. Ellos serán los mejores jueces de la labor desarrollada durante la auditoría interna ISO 9001.
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Un consejo final es que su organización siempre cuente con auditores internos especializados en la norma ISO 9001. Y la mejor forma de lograrlo es formarse con programas de alta calidad.
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