La gestión de un sistema ISO 9001 no es una tarea sencilla. Una de las razones para que ello sea así, es que no todos en la organización entienden lo que es un Sistema de Gestión de la Calidad. Algunos empleados, sin embargo, aunque se encuentran comprometidos con el proyecto, no han pasado por programas de formación y capacitación adecuados, y por ello, comenten errores que impactan la efectividad del SGC.
Estos y otros factores contribuyen a que la gestión de un sistema ISO 9001 esté plagada de errores. Pensando en ello, y en la importancia de conocer estas fallas con antelación o durante la implementación de un sistema de gestión de la calidad, hoy presentamos las 10 fallas más comunes que afectan el éxito de este tipo de proyectos.
10 errores comunes en la gestión de un sistema ISO 9001
¿Por qué la gestión de un sistema ISO 9001 forma parte del día a día en una organización y cuesta tanto hacer que funcione en otra? Hemos llegado a un consenso que nos permite determinar que estos son los 10 errores más comunes en la gestión de la calidad:
Copiar procedimientos de otras organizaciones
Todos los procedimientos en gestión de la calidad deben ser cuidadosamente planificados. De no ser así, pueden surgir errores en el producto o servicio que llega al consumidor final, lo que se traduce en pérdida de clientes y competitividad.
Algunos gerentes de la calidad, para evitar estos inconvenientes, se ven seducidos por la tentación de copiar en sus organizaciones los procesos de otras empresas, en particular aquellos que han sido exitosos y que pertenecen a organizaciones certificadas desde hace un buen tiempo.
Este es un gran error en la gestión de un sistema ISO 9001. Cada gestor de la calidad debe acompañar a su propia organización, a partir de sus observaciones, crear sus propios procesos de gestión y, sobre todo, tener en cuenta los siguientes factores propios de su empresa:
- Metas y objetivos de calidad.
- Contexto interno de la organización y en el cual se desenvuelve.
- Cultura de la organización.
- Realidad de los equipos y recursos de su organización.
Dejar de documentar no conformidades
La gestión de un sistema ISO 9001, necesariamente requerirá resolver no conformidades. Estas forman parte del proceso y contribuyen a la mejora continua del sistema. Sin embargo, algunos empleados piensan que se trata de exponer un punto negativo y que esto no debe ser documentado. Por el contrario, la documentación de las no conformidades es extremadamente valiosa. Gracias a ella:
- Garantizamos el registro de un historial de evolución.
- Evitamos la perdida de información importante que contribuye a la resolución de problemas.
- Hacemos posible el análisis de fallas para evitar la recurrencia, y a la vez podemos identificar causas.
Utilizar métricas de manera irregular
No hacer mediciones, o utilizar herramientas de medición equivocadas genera pérdida de potencial competitivo en el mercado. Los ejecutivos de las grandes organizaciones usan estos datos en las reuniones y discusiones para fundamentar sus argumentaciones y tomar decisiones.
Para usar este potencial, el profesional de la calidad debe poner a funcionar el famoso Ciclo PDCA, y, en la parte de Check – verificar —, usar las métricas adecuadas, con base en información consistente y confiable, asegurando la implementación de acciones correctivas – Act/Actuar —, para garantizar la mejora continua del sistema.
Falta de compromiso de la Alta Dirección
Las organizaciones, aunque participativas, siempre serán jerárquicas. Un Sistema de Gestión de la Calidad que no sea visto por parte de la Alta Dirección como parte esencial de la estrategia de negocios y, en consecuencia, no cuente con el apoyo y el compromiso requerido por ISO 9001, no tendrá éxito.
No capacitar a los empleados clave en el sistema
No conocer ISO 9001:2015 es un gran error si quien presenta este desconocimiento es un empleado clave para el sistema de calidad, como alguien que tiene la capacidad de tomar decisiones. La falta de capacitación y formación puede hacer que el proyecto tome un rumbo para nada satisfactorio.
En la gestión de un #SistemaISO9001 se cometen muchos errores recurrentes, que dificultan la tarea. Reseñamos los 10 más comunes. Share on XHacer que el sistema sea complicado
Si la organización debe hacer grandes esfuerzos por explicar, implementar y hacer que el sistema funcione, significa que es demasiado complejo, que requiere grandes dosis de trabajo, completar muchos formularios, documentar demasiados procedimientos, y que todo esto, no compensa el valor que el sistema agrega a la organización. El sistema debe mantenerse simple, práctico y centrado en los resultados y las mejoras, antes que en los formalismos y los documentos.
No conocer las necesidades y las expectativas de los clientes
El principal objetivo de ISO 9001 es obtener, mejorar o aumentar la satisfacción de los clientes. Si las organizaciones no toman el tiempo necesario para escucharlos, no podrán alcanzar ese objetivo.
No es preciso ni recomendable utilizar una encuesta larga y complicada. Con hacer las preguntas clave, la organización tendrá suficiente información para determinar los cambios, planificar las acciones y diseñar los procesos para alcanzar los objetivos.
Apresurarse en el proceso de implementación
Construir un SGC basado en la norma ISO 9001, que sea robusto y sólido, requiere mucho tiempo y trabajo. Tratar de implementar el sistema en poco tiempo, recortando tareas o evadiendo pasos, será contraproducente. Las organizaciones deben tomar el tiempo necesario para planificar, hacer, controlar y actuar, a fin de implementar un sistema que mejore sus productos, servicios y procesos.
No contar con un auditor interno experimentado
En muchos casos, los auditores internos carecen de la capacitación y la experiencia necesarias o, simplemente, no existen. La auditoría interna es un área de estudio específica que requiere capacitación y formación. Es deber de la Alta Dirección, al asignar los recursos humanos, técnicos, físicos y financieros, contemplar los programas de capacitación que se requieran para formar auditores internos.
Dejar la responsabilidad del SGC en una sola persona
ISO 9001 debe ser el proyecto de toda la organización. Si los empleados, los mandos medios y la Alta Dirección no se apropian del proyecto y dejan toda la responsabilidad en mano de un solo gerente, el sistema nunca agregará valor a la organización, y las no conformidades estarán a la orden del día.
Diplomado en Gestión de la Calidad ISO 9001:2015
Para que la gestión de un sistema ISO 9001 produzca los resultados esperados y agregue valor a la organización, necesita que todos en la organización conozcan la norma y sus complejidades, sobre todo, los profesionales de la calidad que liderarán el sistema.
El Diplomado Gestión de la Calidad ISO 9001:2015, ha sido diseñado precisamente para esos profesionales que enfrentan la tarea de implementar la norma en sus organizaciones. La Escuela Europea de Excelencia pone a su disposición este programa de formación, al que pueden acceder tan solo inscribiéndose aquí.
