Identificar necesidades de capacitación
Para identificar necesidades de capacitación es necesario conocer el nivel actual de habilidades, competencias y conocimientos de los empleados en una o más áreas de la organización, y compararlo con los niveles requeridos para el adecuado desempeño de su posición dentro de esa organización.
En lugar de asumir que todos los empleados necesitan entrenamiento, o que todos tienen la misma formación, identificar necesidades de capacitación, ayuda a elegir los mejores programas, de manera que se aborden las brechas de competencias en cada empleado según su categoría, sus funciones y sus necesidades.
Una matriz de habilidades es una herramienta valiosa a la hora de identificar necesidades de capacitación en una organización. Una matriz de habilidades proporciona información sobre los conocimientos y las competencias requeridas por una persona para desempeñar un rol dentro de un equipo de trabajo. Pero ¿cómo hacerlo? Veamos una guía para lograrlo.
Crear una matriz de habilidades para identificar necesidades de capacitación
La matriz de habilidades nos permite realizar un acopio periódico de información para medir cambios en los conocimientos y habilidades de los empleados, pero también para medir la eficacia de los programas de entrenamiento.
A continuación, señalamos tres etapas esenciales para hacer una matriz de habilidades con la que identificar las necesidades de capacitación de los empleados.
Identificar las necesidades de entrenamiento en la organización
La selección de información es el primer paso para la elaboración de una matriz de habilidades. Esto permite que la organización concentre esfuerzos en áreas de entrenamiento decisivas para que los empleados alcancen los objetivos propuestos por la organización.
De esa forma, el presupuesto disponible para entrenamiento en la organización se optimiza, y motiva a los empleados, ya que la capacitación y la formación se vuelven elementos valiosos para el desarrollo de sus carreras.
La selección y acopio de la información, para la construcción de una matriz de habilidades, debe llevarse a cabo por personas que conozcan y entiendan la organización como un todo. Es necesario también conocer las metas y prioridades de los departamentos, para que se puedan evaluar de forma adecuada las opciones de capacitación, e identificar cuáles de ellas contribuyen al logro de los objetivos de negocio de la organización.
Realizar un análisis GAP
Implica evaluar el estado actual de las capacidades, competencias, conocimientos y habilidades de los trabajadores, y los compara con el nivel requerido. La diferencia es el GAP o brecha que necesita ser superado. Hay muchos métodos para realizar un análisis GAP. El método ideal dependerá de la organización, su estructura y sus objetivos de negocio. Algunas de las herramientas de evaluación para realizar un análisis GAP pueden ser:
- Registros de recursos humanos.
- Entrevistas individuales.
- Grupos focales.
- Investigaciones, cuestionarios y autoevaluaciones.
Evaluar las opciones de capacitación
El análisis GAP genera una lista de opciones de formación y capacitación, que se convierte en la variable principal dentro de la matriz de habilidades, diseñada para identificar necesidades de capacitación. Gracias a la matriz, usted podrá evaluar la lista, teniendo en cuenta las metas y las prioridades de la organización a corto, medio y largo plazo.
Se puede utilizar una escala del 1 a 5, en la que 1 es una necesidad crítica y 5 es una que se puede postergar. Para establecer el nivel de importancia, podemos considerar los siguientes factores:
- El número de problemas que soluciona la capacitación.
- El coste de los programas de formación.
- El retorno de la inversión.
- La conformidad legal que se obtiene.
- El tiempo que toma la capacitación.
- La ventaja competitiva que se logra.
Ahora ya tiene los elementos necesarios para la construcción de una matriz de habilidades que le ayude a identificar necesidades de capacitación en su organización. El paso siguiente es evaluar la calidad y la trascendencia de las diferentes opciones que ofrece el mercado.
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