La información documentada en ISO 45001:2018
Con la reciente publicación de la norma ISO 45001:2018, los gestores de los Sistemas de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo deben prepararse para adaptarlos a los nuevos requisitos. Uno de los temas que más relevantes es la información documentada en ISO 45001:2018.
A partir de la publicación de este nuevo estándar de seguridad y salud laboral, se inicia un periodo de transición que conviene abordar cuanto antes con el fin de que la adaptación sea adecuada y en plazo. Por ello, el primer paso, es conocer qué es la información documentada en ISO 45001:2018 y los elementos a los que prestar atención.
La información documentada que una organización debe controlar y mantener debe atender no solo la forma en que se preserva, sino la relevancia con respecto al SG-SST, así:
- La información documentada debe estar preservada en cualquier medio, y provenir de fuentes confiables.
- La información debe tener referencia directa al SG-SST, sus procesos, o los resultados alcanzados, incluyendo la evidencia de no conformidades encontradas.
Por supuesto, la intención del requisito no es otro que asegurar que la organización tiene el control total sobre la información necesaria para asegurar el cumplimiento de los requisitos de la norma ISO 45001:2018, y la eficacia de los procesos relacionados, incluyendo la evidencia de las evidencias del alcance de los objetivos propuestos.
ISO 45001 plantea nuevas reglas
Empecemos por aclarar que ISO 45001 unifica los términos “documentos y registros” en uno solo denominado “información documentada”.
Bajo este nuevo término, se agrupan todos los registros y documentos que hacen referencia a procedimientos y proceso que se han venido utilizando hasta ahora en el SG-SST, basado en el estándar OHSAS 18001.
Pero eso no es todo. ISO 45001 requiere que la información sea documentada en varios de sus requisitos. Específicamente, la cláusula 7.5 establece cuáles son esos requisitos que debe cumplir esa información documentada:
- El documento o registro debe estar plenamente identificado.
- El documento o registro debe estar aprobado, antes de entrar en vigencia.
- Asegurar la disponibilidad del documento o registro.
- Asegurar la integridad física o intelectual del documento o registro.
- Disponer de una ubicación segura para los documentos y registros, asegurando su disponibilidad y su integridad.
¿Qué significa el término información documentada en ISO 45001:2018?
En las cláusulas en las que ISO 45001:2018 habla de mantener la información documentada, quiere decir sin lugar a equívocos que esta debe estar siempre actualizada, protegida y a salvo de cualquier deterioro, modificación u manipulación no autorizada.
Pero ¿qué significa realmente esto en la práctica? En primer lugar, que es necesario mantener información documentada que soporte el funcionamiento de los procesos. En segundo lugar, es necesario conservar información documentada que demuestre que los procesos se efectúan de acuerdo con lo previsto y que cumplen el objetivo que se ha planificado.
- Se debe conocer el tema que trata el documento y si este está aprobado o en fase de revisión.
- La información debe ser confiable y debe hallarse disponible en el momento y en el lugar en el que se le requiere.
- Deben existir procesos de gestión y control sobre la documentación que aseguren su eliminación cuando esta ya no sea necesaria.
Curso Transición de OHSAS 18001 a ISO 45001
Con la publicación de la nueva ISO 45001, los gestores y administradores de OHSAS 18001 deben capacitarse y formarse en la nueva norma. Los requisitos, sobre todos aquellos relacionados con la información documentada, deben ser dominados con prontitud por los encargados del SG-SST.
Que mejor forma de hacerlo que tomando el Curso Transición de OHSAS 18001 a ISO 45001. Si este curso es de su interés, solo debes acceder aquí para obtener una plaza en este programa de formación esencial.
