Hemos hablado en otras entregas sobre los obstáculos de auditoría que deben enfrentar muchos profesionales que son auditores internos, algunos de ellos ocasionados por los mismos auditados o por la Alta Dirección de la organización.
Los auditores más experimentados logran transitar con éxito por este camino que puede resultar sinuoso y lleno de incertidumbre. Dentro de los obstáculos de auditoría más comunes tenemos las estrategias para generar pérdida de tiempo, y la confusión sobre el alcance de la auditoría, temas a los que ya dedicamos dos entradas en este espacio.
Sin embargo, estos no son los únicos obstáculos de auditoría que puede esperar un profesional que se disponga a realizar esta labor. La falta de transparencia o el incumplimiento de los requisitos, también deben ser gestionados de forma tal, que no se desvirtúe el objetivo de la auditoría y se logre el alcance previsto al inicio de la labor.
Situaciones que se convierten en obstáculos de auditoría y cómo enfrentarlas
Los auditores, sobre todo cuando son neófitos en la tarea, suelen verse sorprendidos por algunas situaciones planteadas por el auditado, que no saben cómo sortear. Veamos algunas de ellas y nuestra recomendación sobre cómo afrontarlas:
Atrapado en un espacio restringido
Luego de la reunión de inicio, el auditor es llevado a una sala en donde cuenta con todos los elementos para hacer su trabajo y con toda la información que requerirá. Usualmente, se trata de una trampa, para limitar el movimiento del auditor e impedir que verifique, en la práctica, la operación y los procesos.
En tales condiciones, el auditor no podrá hacer entrevistas, ni auditar documentos más allá de los que el auditado coloca frente a él.
¿Cómo superar estos obstáculos de auditoría? El auditor debe establecer las normas y el alcance de la auditoría, desde el momento en que se realiza la reunión de inicio. Resulta esencial aclarar en el acta de inicio de la auditoría, que no habrá espacios vedados para que el auditor ejerza su función, y que no habrá empleados que el auditor no pueda entrevistar en el cumplimiento de su trabajo.
La Alta Dirección no está disponible
Aunque el auditor ha comunicado en forma oportuna la planificación de la auditoría, el cronograma, y el alcance, incluyendo por supuesto los compromisos que debe cumplir la Alta Dirección, lo cierto es que, llegado el momento, encuentra excusas como “los directivos se encuentran en una reunión urgente e inaplazable” o “el directivo no puede atender la auditoría, pero ha designado a un tercero que no está disponible por el momento”.
¿Cómo superar estos obstáculos de auditoría? Dentro de la información que el auditor comunica a la Alta Dirección, e incluso, en la reunión de apertura, se debe precisar que ante la imposibilidad de obtener evidencia objetiva – el compromiso de la Alta Dirección es un requisito —, el auditor declarará sin dilaciones la no conformidad o incumplimiento del requisito.
La evidencia no se encuentra disponible
A menudo en el trascurso de una auditoría, los auditados aducen la imposibilidad de entregar un documento, un registro o el acceso a una persona clave para la obtención de una evidencia.
Por lo general se argumenta que el documento está en manos de la Junta Directiva, o que el registro lo posee temporalmente un contratista. Incluso, se suele declarar que el documento se destruyó accidentalmente.
¿Cómo superar estos obstáculos de auditoría? Este tipo de excusas se utilizan para posponer la entrega de la evidencia, y contar con tiempo para fabricarla. El auditor no debe permitir que los auditados escojan los documentos que él habrá de examinar. Siempre debe insistir en aplicar un muestreo aleatorio que garantice la transparencia requerida en la labor de auditoría.
Curso Auditor Interno ISO 9001:2015
La formación y la capacitación siguen siendo las mejores herramientas para superar los obstáculos que suelen interponer los auditados. La Escuela Europea de Excelencia cuenta con un Curso de Auditor Interno ISO 9001:2015, que aportará a los alumnos las herramientas necesarias para sortear con profesionalismo este tipo de inconvenientes.
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