Auditorías internas más eficientes y eficaces, parece ser la proclama, ahora que el conteo regresivo ha iniciado para un poco más de un millón de organizaciones en todo el mundo, que poseen una certificación ISO 9001:2008, y tenderán que pasar por una auditoría de certificación antes de septiembre de 2018.

Ya sea que su organización se encuentre en esta situación, pretenda certificarse por primera vez, o ya lo haya hecho en forma satisfactoria, el requisito de mejora continua, exigido por la norma, hace que contar con auditorías internas más eficientes y eficaces, sea una necesidad imperiosa para los gestores del SGC.

Pero, ¿cómo lograrlo? En nuestra entrada de hoy, compartiremos cinco consejos para lograr auditorías internas más eficientes y eficaces.  Veamos:

5 consejos para hacer auditorías internas más eficientes y eficaces

Asumir un enfoque integrado

Aunque no se implemente un Sistema Integrado de Gestión en la organización, adoptar un enfoque integrado facilita cada una de las tareas y actividades dentro de la auditoría, si tenemos en cuenta que las normas publicadas por ISO recientemente siguen una estructura de Alto Nivel que les es común.

Los requisitos son similares, sobre todo en lo relativo al control de la documentación y la gestión de las acciones correctivas, temas tan importantes para cualquier estándar de ISO.

Un enfoque integrado permite al auditor administrar y monitorear todos los Sistemas de Gestión basados en normas ISO, utilizando una sola plataforma, reduciendo costes y eliminando los esfuerzos duplicados.

Dedicar mayor tiempo a la preparación

Algunas organizaciones deciden prepararse directamente para la auditoría externa de certificación. Es un riesgo, pero por supuesto, es una opción válida.

La preparación, sea para auditoría externa, interna o de certificación, resulta esencial para el éxito del proyecto. La preparación, que hará posible que las auditorías resulten eficaces y eficientes, incluye tres pasos principales:

a) Automatización: el SGC debe facilitar la coordinación y la planificación con las partes interesadas, tanto internas como externas. La mejor forma de lograrlo es automatizando la planificación, gracias al uso de una plataforma tecnológica diseñada para tal fin.

b) Recopilar listas de verificación: las listas de verificación son esenciales para cualquier auditoría. Eventualmente, pueden ser muchas, y algunas de ellas pueden resultar redundantes, en la medida en que repitan preguntas, revisiones o inspecciones de procedimientos.

Así es que antes de realizar las auditorías conviene reunir los checklists, y, por supuesto, cruzarlos entre ellos para unificar y eliminar elementos repetitivos.

c) Revisar el historial de auditorías anteriores: la oportunidad de conocer hallazgos y no conformidades pasadas, permite verificar la efectividad de acciones correctivas y agilizar la auditoría.

Hacer las preguntas apropiadas

Cuando ya hemos superado la etapa de listas de verificación y acciones correctivas, es mucho más fácil concentrarse en la elaboración de las preguntas apropiadas.

Estas preguntas deben atender antes que nada a encontrar incumplimientos u oportunidades para la mejora continua del sistema. Algunos ejemplos de preguntas apropiadas son:

  • ¿Por qué una persona hace un procedimiento de forma diferente?
  • ¿Este proceso se puede mejorar ahora?
  • ¿Los documentos presentados, reflejan con fidelidad la elaboración de un proceso en la práctica?

Recopilar más información y más datos

Gracias a la tecnología es posible reunir una gran cantidad de datos e información durante la práctica de una auditoría. A mayor cantidad de información, mayor calidad en los resultados de la auditoría, lo que, en consecuencia, permite a los gerentes de calidad tomar decisiones más acertadas.

Automatizar el seguimiento

Una vez ha concluido la auditoría, los procedentes es incorporar los hallazgos a una plataforma que permita iniciar un proceso de acción correctiva automatizado, que facilite el seguimiento y el progreso de él.

Una auditoría interna va más allá de una lista de verificación. Es un paso esencial en el camino hacia la auditoría de certificación. La formación y la capacitación de los auditores internos es, finalmente, la mejor recomendación para una organización que desee optimizar y mejorar su Sistema de Gestión de la Calidad.

Curso Auditor Interno ISO 9001:2015

La Escuela Europea de Excelencia ofrece su curso de Auditor Interno ISO 9001 2015, el cual es avalado a nivel europeo por ERCA —el Registro Europeo de Auditores Certificados—. Con este programa, los profesionales de la calidad podrán obtener las herramientas que les permitirán llevar a cabo auditorías internas más eficaces y eficientes.