Las auditorías despiertan temor e incertidumbre entre los auditados. La Auditoría de Calidad no es la excepción, y es por ello que muchos empleados utilizan tácticas y estrategias para detenerlas. Evitar los retrasos en la Auditoria de Calidad, implica, para el auditor, estar un paso adelante de esas acciones.
Pero para evitar los retrasos en la Auditoría de Calidad, es preciso conocer cuáles son esas tácticas que despliegan los empleados para obstaculizar la labor del auditado. Desde la experiencia de varios auditores, hemos recopilado el siguiente decálogo:
Tácticas utilizadas para retrasar la Auditoría de Calidad
- Programar sesiones de inducción largas y no justificadas, previas al inicio de la auditoría.
- La Alta Dirección no acude a tiempo a las reuniones programadas, y no está disponible cuando es solicitada por los auditores.
- Llevar a los auditores a lentas e interminables visitas guiadas a las instalaciones de la organización.
- Invitaciones a eventos – almuerzos, cocteles – no relacionados con la Auditoría de Calidad.
- La Alta Dirección no proporciona los recursos técnicos y humanos necesarios para llevar a cabo la auditoría.
- Discutir o plantear temas que no están relacionados con la Gestión de la Calidad.
- Ubicar a los auditores, en espacios en los cuales no pueden trabajar con comodidad y libertad.
- No suministrar acceso a registros, información clave, datos, resultados de otras auditorías.
- No informar e instruir a los empleados sobre la obligación de colaborar con el auditor en el desarrollo de su labor.
- Argumentar daños en maquinaria y equipo, con el fin de no realizar procesos frente al auditor.
Así como la creatividad de los auditados puede ofrecer estas y otras muchas estrategias para obstruir la labor de los auditores, ellos también han desarrollado mecanismos de defensa para evitar los retrasos en la Auditoría de Calidad. Veamos:
Recomendaciones para evitar los retrasos en la Auditoría de Calidad
La planificación siempre será una forma efectiva en evitar los retrasos en la Auditoría de Calidad. Un plan de auditoría detallado, debe considerar como mínimo, los siguientes aspectos:
- Fecha y hora de inicio de la labor de auditoría.
- Duración de la Auditoría de Calidad, en días y horas, incluyendo calendario de actividades.
- Alcance de la labor de auditoría.
- Procesos específicos a evaluar.
- Información detallada sobre los empleados que serán auditados.
- Documento para ser gestionado por la Alta Dirección, en el que manifiesta que está enterada de la realización de la Auditoría de Calidad, y en el que se compromete a aportar los recursos técnicos, humanos y financieros necesarios para el éxito de la labor.
Tan importante como la planificación es la demostración de autoridad y asertividad. Desde la reunión de apertura, el auditor ha de establecer que es él, el que tiene el control sobre el proceso de auditoría:
- El auditor debe dejar claro que, dentro de la organización, no habrá lugares vedados para el ejercicio de su labor. Esto significa que podrá buscar evidencia objetiva en todas las fuentes que considere necesario.
- Aclare a la Alta Dirección y a los empleados auditados que si la evidencia solicitada, sea verbal, documental o procedimental, no es suministrada en el momento en que se solicita, se considerará una No Conformidad.
- El auditor debe ser claro, directo y concreto, sobre todo en lo relacionado con sus requerimientos de información, y sobre quién debe suministrarla.
En la práctica, sobre el terreno, el auditor puede evitar los retrasos en la Auditoría de Calidad, siguiendo su plan de trabajo al pie de la letra y evitando tocar temas que se aparten de su hoja de ruta o no estén relacionados con la Gestión de la Calidad.
La Auditoría de Calidad no se negocia. Frente a cualquier obstáculo, lo mejor es registrar la No conformidad, y no detenerse en debates sobre la recalificación de la auditoría.
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