Tras implementar un Sistema de Gestión de la Calidad, basado en la norma ISO 9001:2015, es normal que la organización piense en enfrentarse a la Auditoría de Certificación ISO 9001:2015, que realizará un organismo de certificación externo.
Es esta la única forma en que la organización podrá certificar el cumplimiento de los requisitos de la norma ISO 9001:2015. Para una organización, que nunca ha sido evaluada por auditores externos, este puede ser un momento en verdad difícil.
Aunque ya tengan experiencia en auditoría interna, la Auditoría de Certificación ISO 9001:2015 genera nerviosismo y muchas preguntas… ¿Qué preguntará el auditor?, ¿está la organización preparada en forma adecuada para la Auditoría de Certificación?, ¿están los empleados preparados para afrontarla?. Veamos algunas de las posibles preguntas que se enfrentan en una Auditoría de Certificación ISO 9001:2015.
Auditoría de Certificación ISO 9001:2015 – Posibles preguntas
¿La organización cumple con todos los requisitos exigidos en las cláusulas de la norma? Aunque el cumplimiento de muchos de los requisitos se puede verificar en la auditoría de documentación, los procedimientos que no estén documentados deben ser comprobados con la observación directa del procedimiento, que por supuesto incluye una serie de preguntas al empleado responsable.
Preguntas como ¿en qué forma se realiza este proceso?, o ¿puede enseñarme como se realiza este procedimiento?, formarán parte de la entrevista. Es probable que el auditor exija una demostración completa sobre la forma en que se lleva a cabo un determinado proceso.
¿Son consistentes los resultados de los procesos? Es admisible que algunos empleados muestren variaciones en cuanto a la forma de llevar un proceso a su culminación, sobre todo en el orden de los pasos. Sin embargo, el resultado final debe ser consistente y de acuerdo con la norma, para que sea efectivo.
Cuando un auditor observa que varios empleados, llevan a cabo un mismo proceso en forma diferente, y con resultados opuestos, generando la posibilidad de error en alguno de ellos, la conclusión, sin duda, será que es un proceso inconsistente, generador de riesgo y que no está de acuerdo con el estándar ISO.
¿Todos los procesos han sido revisados? Una vez que se han comprobado los procesos y procedimientos que los auditores consideran pertinentes, ellos tratarán de asegurarse de que las auditorías internas, previas a la de certificación, se han efectuado de acuerdo al cronograma de implementación del sistema y a la evidencia resultante de esas auditorías.
En ese punto, los informes de las auditorías internas, la verificación de los registros, los hallazgos y el seguimiento que a ellos se haya dado, desempeñarán un papel muy importante.
¿Cómo resultado de las auditorías internas, ha surgido la necesidad de emprender acciones correctivas?, ¿estas se han implementado en forma oportuna?, ¿se ha efectuado seguimiento sobre tales acciones? Ningún auditor espera que todo haya sido perfecto durante la implementación del sistema de gestión de la calidad. Por el contrario, encontraría sospechoso que no se registraran no conformidades y hallazgos durante las auditorías internas.
Poder mostrar no conformidades, tratadas oportunamente con acciones correctivas o de mejora, a las que se les hizo el debido seguimiento, y fueron registradas oportunamente, será un punto a favor durante la Auditoría de Certificación ISO 9001:2015.
¿Cómo se ha implementado el pensamiento basado en el riesgo? La versión 2015 de ISO 9001 plantea un enfoque basado en el riesgo en todas las áreas de la organización.
El auditor se centrará en comprobar el nivel de adaptación de la organización al pasar del concepto de acción preventiva, para abordar el pensamiento basado en el riesgo.
¿Está la organización preparada para la mejora continua del sistema? A la par del enfoque basado en el riesgo, la mejora continua es otro de los elementos novedosos en la norma ISO 9001 edición 2015.
Esto exige una planificación, que es lo mínimo que esperan los auditores. Es claro que ellos no tratarán de revisar una labor de mejora sobre un sistema que recién termina de implementarse. Pero si desean que usted tenga eso previsto, planificado y programado.
La Auditoría de Certificación ISO 9001:2015 será mucho más fácil si sus empleados están preparados
Sabemos que la Auditoria de Certificación ISO 9001:2015 genera nerviosismo y tensión en su organización. En Escuela Europea de Excelencia ponemos a disposición de sus empleados el Curso Auditor Interno ISO 9001:2015, como una forma eficaz de preparar a sus empleados para afrontar con éxito la Auditoría de Certificación.
Además, este curso cuenta con el aval de ERCA (Registro Europeo de Auditores Certificados) y cuenta con ejercicio práctico de simulación de auditoría de gran ayuda para nuestros alumnos, de forma que no solo adquieren conocimientos, sino que a su vez pueden ponerlos en práctica.
