Implementar ISO 9001:2015 no siempre implica el mismo grado de dificultad. La complejidad del Sistema de Gestión, el tamaño de la organización, el número de procesos, son factores que inciden directamente en el desarrollo de la labor.
De ahí la conveniencia de contar con una hoja de ruta normalizada para implementar ISO 9001:2015 con éxito. 14 pasos conforman esta guía que hoy proponemos a nuestros lectores, con el ánimo de facilitar la implementación de la norma.
14 pasos para implementar ISO 9001:2015
1. El compromiso de la Alta Dirección: el compromiso de la Alta Dirección es necesario no solo porque la norma lo exige como requisito, sino porque de ello dependen los recursos humanos, técnicos y financieros necesarios para llevar el proyecto hasta su culminación.
El compromiso de la Alta Dirección se refleja en la expedición de la política de calidad, la comunicación de ella a los empleados y la socialización de los objetivos y las metas que la organización quiere alcanzar.
2. Conformar el equipo de trabajo: en una etapa muy temprana, la implantación solo exige el compromiso de la Alta Dirección y algunas personas claves que funjan como gestores. Sin embargo, una vez el proyecto avanza es necesario designar un equipo completo de implementación: Representante de la Administración, Coordinadores, Supervisores, Representantes de todas las áreas de la organización, e incluso, alguien dedicado al registro de todo el acontecer durante la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad.
3. Programas de concientización en ISO 9001: es necesario diseñar e implementar programas de concientización en la norma ISO 9001, como mecanismo eficaz para comunicar a los empleados el objetivo y las bondades de un Sistema de Gestión de la Calidad basado en la norma ISO 9001:2015. De esta forma, cada una de las partes interesadas – no solo los empleados -, entenderán los beneficios de la certificación para la organización, los distintos niveles de participación en el sistema y los beneficios que ofrece para ellos mismos el aseguramiento de la calidad.
4. Capacitación y entrenamiento: el Sistema de Gestión de la Calidad afecta a todas las áreas. Profesionales de sectores como el Marketing o Contabilidad, no tienen porque necesariamente conocer las intimidades de la norma. Sin duda, la capacitación y el entrenamiento forman parte esencial cuando se va a implementar ISO 9001:2015.
5. Evaluación del estado inicial: algunas organizaciones cuentan con un Sistema de Gestión de la Calidad, aunque este no esté basado en la norma ISO 9001. Otras, aunque no cuenten con un sistema, sí han implementado acciones tendientes a la mejora y el aseguramiento de la calidad.
Las hay también, que nunca se han ocupado del tema. Entonces, el paso procedente es evaluar el estado inicial de la organización y establecer si lo poco o mucho que se haya hecho puede ser aprovechado.
6. El plan de implementación y su documentación: una vez que la organización ha evaluado su situación inicial, debe abordar un plan de implementación documentado. Por lo general, este plan exige la identificación y descripción de proceso necesarios para que el Sistema cumpla con los requerimientos del estándar. Por supuesto, el plan debe incluir asignación de responsabilidades, cronograma de actividades y tiempos límite para el cumplimiento de los objetivos.
7. El desarrollo de la documentación del SGC: la documentación es el punto de inconformidad por excelencia en las organizaciones que emprenden el camino para implementar ISO 9001:2015. La implementación del SGC permite a las organizaciones descubrir que su documentación era inadecuada o en ocasiones, ausente. La documentación del SGC debe incluir declaraciones documentadas de la política y los objetivos de calidad, el manual de calidad y los procedimientos debidamente registrados, de tal forma que se garantice el cumplimiento de lo planificado en un punto anterior.
8. Control de documentos: una vez que se genera la documentación necesaria, es preciso crear un sistema que permita el control de esos documentos. El control es solo un medio para gestionar la creación, aprobación, distribución, revisión, almacenamiento, modificación y eliminación de todos los documentos que se tramiten en la organización.
9. Implementación del sistema: la implementación suele darse en forma simultánea con el desarrollo de la documentación. Aunque es una buena práctica, esto puede resultar más eficaz en organizaciones de gran tamaño. En organizaciones de menor tamaño, por lo general la implementación se da en un solo paso.
10. Auditoría interna del sistema de calidad: sea uno u otro el método de implementación, lo cierto es que, en ese punto, urge conocer la eficacia del sistema y conocer las posibles fallas que puede presentar. La mejor forma de hacerlo es mediante la realización de una Auditoría Interna del Sistema.
11. Revisión de la Alta Dirección: cuando el Sistema ya ha operado durante algunos meses, y ya se ha realizado la Auditoría Interna de Calidad, es preciso que la Alta Dirección haga una revisión de la labor general y verifique el cumplimiento de las acciones correctivas determinadas durante la Auditoría Interna.
La revisión debe incluir la evaluación de oportunidades de mejora y la necesidad de cambios en el sistema, incluida la política de calidad y los objetivos.
12. Auditoría previa a la auditoría de certificación: las deficiencias ya deben haber sido subsanadas antes de solicitar la auditoría de certificación. Sin embargo, antes de hacerlo, se debe organizar una auditoría de pre-evaluación, con un auditor independiente y calificado.
13. Certificación y registro: si su organización ya ha pasado por la Auditoría Interna y la Auditoría de Pre-certificación, ya es posible afrontar la Auditoría de Certificación. La entidad certificadora primero realiza una auditoría de los documentos. Si los documentos cumplen con los requisitos del estándar de calidad, se procede a la Auditoría de procesos y procedimientos. El resultado final tiene que ser la obtención del certificado por un periodo de tres años.
14-. Mejora continua del sistema: la certificación de ISO 9001 no es el fin. Es apenas un objetivo intermedio. La organización debe buscar la mejora continua del sistema, porque, entre otras cosas, la norma así se lo exige. Para ello, dispone de herramientas como la política de calidad, los objetivos de calidad, las auditorías internas, el análisis de los datos, las acciones correctivas y la revisión de la gestión.
Una de las herramientas más útiles para la implementación de ISO 9001, es el Curso Metodologías para la Implementación y Certificación ISO 9001 2015 donde aprenderá las claves para realizar la transición a ISO 9001:2015 o iniciar la implementación de la norma en su organización.
