Cómo mantener el SGC basado en ISO 9001 después de la certificación
Muchos colaboradores de tu organización han pasado varios meses, dedicando gran parte de su tiempo en la implementación de la ISO 9001. Finalmente llega el gran día de la auditoría de certificación. Todo está bien, tu organización cuenta con su SGC listo para recibir al auditor. La pregunta que surge es apenas natural: ¿Cómo mantener el SGC basado en ISO 9001 después de la certificación?
Por qué mantener el SGC basado en ISO 9001 después de la certificación
En realidad, es a partir de este momento que el trabajo más arduo comienza, pues el mantenimiento del SGC basado en ISO 9001 después de la certificación, es una tarea que exige una dedicación intensa.
El problema principal es que muchas veces, en la carrera del día a día, la organización, después de recibir su certificado, entra en una zona de confort, no da continuidad a las acciones necesarias y termina olvidando el arduo trabajo realizado, pues se conforma con exhibir en su sitio web y en su papelería la acreditación de ISO.
Pero ¡atención!, la certificación tiene una validez de 3 años, y después de este periodo la organización tendrá que afrontar una nueva auditoría externa para verificar la evolución del Sistema y cuáles fueron las mejoras realizadas en ese periodo. Es en ese momento que muchas organizaciones inician una carrera desbocada ante el riesgo de perder la certificación.
¿Qué debes hacer para mantener el SGC basado en ISO 9001 después de la certificación?
Después de obtener la certificación, la organización debe llevar a cabo acciones que conlleven la mejora del sistema, sus procesos, sus resultados y su capacidad de satisfacer los requisitos de los clientes, así como mantener su SGC basado en ISO 9001. Pero, ¿cómo hacer que esto suceda y el SGC no caiga en el olvido? Veamos:
Desarrolla un calendario o agenda de trabajo
Que contenga todas las acciones que se deben llevar a cabo, la frecuencia de ellas y la asignación de responsabilidades. Esta es una herramienta que resulta de gran utilidad y es conocida como “Plan de Acción”.
Define indicadores consistentes para los elementos críticos de su organización
A fin de evaluar su desempeño y acompáñalos periódicamente, recordando registrar acciones correctivas para aquellas metas que no fueron alcanzadas, y por supuesto, haz seguimiento a esas acciones.
Este control es muy importante. El seguimiento a los indicadores de rendimiento es la base para la toma de decisiones estratégicas, tácticas para mejorar la eficiencia y la eficacia del proceso.
Programa reuniones periódicas
Con los equipos de la organización con el fin de encontrar posibilidades de mejora en los procesos de la empresa. La mejoría del Sistema debe ser un objetivo permanente.
Es importante que la mejora en los procesos sea realizada de forma estructurada. Para ello, la organización debe utilizar la metodología PDCA (Plan, Do, Check, Act), y verificar que ella forme parte consistente en todos los procesos.
Realiza auditorías periódicas
Son una excelente herramienta para controlar la conformidad de los procesos y el sistema de gestión de la calidad, para identificar problemas, riesgos, no conformidades y también para la identificación de buenas prácticas que pueden ser utilizadas en otras áreas de la organización o en otros Sistemas de Gestión.
Mantén a la Alta Dirección siempre conectada al Sistema de Gestión
Realizando periódicamente reuniones de análisis críticas. Es este el mejor momento para conectar a los directores con las mediciones de desempeño de la organización, de los resultados de las auditorías internas, de la encuesta de satisfacción de los clientes y de las mejoras necesarias en los procesos.
Es importante resaltar que para mantener el SGC basado en ISO 9001 después de la certificación, conviene que la Alta Dirección no espere a las reuniones de análisis crítico para tener conocimiento de estos temas.
Programa sesiones de formación, capacitación y entrenamiento
La norma ISO 9001 es extensa y con requisitos complejos. Corresponde a la organización mantener y aumentar el conocimiento de sus colaboradores y trabajar para que todos emprendan procesos de formación continuos.
Esto es aún más importante en las organizaciones que tienen una alta rotación de empleados.
Cómo mantener el #SGC basado en #ISO9001 después de la #Certificación Share on XEvalúa periódicamente la infraestructura de la organización
Para verificar si continúa siendo adecuada para los objetivos y contribuye a satisfacer los requisitos de las partes interesadas de forma eficaz y eficiente.
Controla constantemente la documentación externa
Y trata de seguir las tendencias del mercado, en lo relativo a la aparición de nuevas normas o leyes, ya que esto puede afectar en forma directa al Sistema de Gestión de la Calidad.
Continúa contratando a personas capacitadas para actuar en el Sistema
Establece una matriz de competencias, definiendo los requisitos para cada función y continúa siguiendo esos requisitos. Las personas capacitadas mantienen el sistema funcionando, y más que eso, traen nuevas experiencias para la organización. Esas ideas contribuyen a la mejora del desempeño de la organización.
Continúa siguiendo las determinaciones de la Política y su Manual de Calidad
Esta es también una forma de verificar que el sistema está siendo utilizado y sigue evolucionando.
Realiza evaluaciones continuas y sistemáticas, acompañadas de publicaciones en blogs
Que traten temas relacionado con la gestión de la calidad y administración. La lectura de textos sobre la norma, resulta de gran importancia para agregar innovación a los procesos de la organización y al propio SGC.
Llevar a cabo todas estas acciones, significa mantener el SGC basado en ISO 9001 después de la certificación, y asegurar que él realmente funciona a favor de la organización.
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