Auditoría interna ISO 9001
Un auditor interno de un Sistema de Gestión de la Calidad, tiene muchos recursos a su disposición para recaudar la evidencia que necesita para comprobar la eficacia del sistema, durante una auditoría interna. Algunos de ellos son, por supuesto, las entrevistas a los empleados y miembros implicados en el SGC. Pero ¿Cuáles son las preguntas en auditoría interna ISO 9001 para las que deben prepararse los empleados de la organización?
Son demasiadas. Tantas, que es imposible elaborar un listado completo que no omita ninguna de ellas. Sin embargo, si entendemos la metodología que utiliza el auditor, podremos aproximarnos a esas preguntas que seguro no faltarán en una auditoría interna ISO 9001.
La clave para descifrar las posibles preguntas en auditoría interna ISO 9001, está en la misma norma. El auditor hace una comprobación del cumplimiento de los requisitos de la norma, razón por la cual, esos interrogantes corresponden casi en orden estricto a la misma estructura de ISO 9001. Veamos algunos ejemplos de preguntas en auditoría interna ISO 9001 que pueden servir de guía, para aquellas organizaciones que deben afrontar su primera auditoría interna:
Ejemplos de preguntas en auditoría interna ISO 9001
En cuanto a los requisitos generales
- ¿Han sido identificados todos los procesos del sistema?
- ¿Los procesos subcontratados a proveedores externos, han sido identificados y controlados?
En cuanto a los requisitos de la documentación
- ¿La organización cuenta con un documento de política de la calidad?
- ¿Existe otro documento en donde se discriminen los objetivos de calidad?
- ¿Se cuenta con el manual de calidad?
- ¿Los procedimientos exigidos por la norma, han sido documentados?
En cuanto al manual de calidad
- ¿En el manual, se da alcance al Sistema de Gestión de la Calidad?
- ¿En el manual de la calidad, se incluyen las exclusiones contenidas en el apartado 7 y la justificación de su existencia?
- ¿Los procedimientos documentados, forman parte del manual de calidad?
- ¿La interacción de los procesos, está incluida en el manual?
En cuanto al control de los documentos
- ¿El control de documentos cuenta con un procedimiento documentado?
- ¿La metodología documentada, es adecuada para la aprobación de documentos?
- ¿Los documentos que han sido revisados, cumplen con la metodología de aprobación?
- ¿La revisión y actualización de documentos, cuenta con una metodología adecuada y documentada?
- ¿Los documentos comprobados, están de acuerdo con la metodología de actualización y verificación?
- ¿La metodología documentada es adecuada para identificar los cambios de los documentos, de acuerdo con el estado de la versión vigente?
- ¿Los documentos corregidos, cumplen igualmente con la metodología de identificación de cambios?
- ¿La distribución de documentos, cuenta con metodología documentada que permita que estos se encuentren disponibles en los puestos de trabajo?
- ¿Los documentos comprobados, están de acuerdo con la metodología de distribución de documentos?
- ¿Los documentos de origen externo, son controlados en forma adecuada y se garantiza su distribución?
- ¿El uso de documentos obsoletos, está regulado por una metodología que evite su distribución?
- ¿Estos documentos obsoletos, son tratados de acuerdo con la metodología definida para ello?
En cuanto al control de registros
- ¿La identificación, protección, almacenamiento, recuperación y disposición de los registros, está protegida por una metodología adecuada para ello?
- ¿Cumplen los registros revisados con tal metodología?
- ¿La conservación y protección de registros en formato digital, está descrita en el procedimiento?
- ¿Los registros en formato digital, cuentan con copias de seguridad?
Compromisos de la Alta Dirección
- ¿Comunica el Alta Dirección a la organización, la importancia de cumplir los requisitos legales y los de los clientes?
- ¿La política de calidad, es establecida por la Alta Dirección?
- ¿La Alta Dirección asegura el establecimiento de los objetivos de calidad?
- ¿Realiza la Alta Dirección revisiones al Sistema?
- ¿Los recursos disponibles para la correcta operación del sistema, son asegurados por parte de la Alta Dirección?
En cuanto al enfoque al cliente
- ¿Se actúa la determinación de los requisitos del cliente, de acuerdo con el apartado 7.2.1?
- ¿La satisfacción del cliente se está analizando, según el apartado 8.2.1?
En cuanto a los objetivos de calidad
- ¿Los objetivos están asociados a un indicador y son medibles?
- ¿Los planes de actividades contemplan el cumplimiento de los objetivos?
- ¿Las fechas, los recursos y las responsabilidades se encuentran definidos en las actividades del plan de objetivos?
- ¿Se evidencia mejoras continuas, con respecto a periodos anteriores?
- ¿El seguimiento de los objetivos y las actividades se hacen de acuerdo con lo que se ha planificado?
En cuanto a la infraestructura
- ¿La infraestructura existente, es la necesaria? ¿Se encuentra identificada?
- ¿Se cuenta con rutinas o planes de mantenimiento preventivo para los equipos?
- ¿Se conservan registros de acciones de mantenimiento preventivo y correctivo realizados?
- ¿Se cuenta con metodología definida para llevar a cabo tareas de mantenimiento?
El ambiente de trabajo, los procesos relacionados con el cliente, la determinación de los requisitos relacionados con el producto… son muchos los tópicos sobre los que se efectuarán preguntas en auditoría interna ISO 9001. La estructura de estos cuestionamientos, será similar a lo que hemos compartido hoy a manera de guía. La recomendación es seguir la estructura de la norma. De ella, se derivan las preguntas que hará el auditor.
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