3 pasos para una Adecuada Transición ISO 9001:2015

Transición ISO 9001:2015

Su organización tiene un poco más de un año para llevar a cabo la adecuada transición ISO 9001:2015. Sin embargo, esto no es motivo de preocupación. Aunque la revisión se publicó en 2015, las organizaciones que ya culminaron el proceso, no alcanzan el 20 %, cifra un poco baja si se tiene en cuenta que, las certificadas pasan del millón en todo el mundo.

Algunas guías, publicadas para facilitar la transición, hablan de las modificaciones en la estructura – que ahora es de alto nivel —, los requisitos en común, y una serie de pasos y procedimientos que terminan por intimidar a los encargados de realizar esta labor.

¿En dónde iniciar? Como en todo proyecto que se emprende, es bueno tener un plan de trabajo y unos objetivos definidos. En este caso, el objetivo no puede ser otro que lograr una transición exitosa, que apruebe las auditorías y permita obtener la certificación. En nuestra entrada de hoy, compartimos tres pasos para lograr una adecuada transición ISO 9001:2015.

1. Busca la ayuda de su organismo certificador

Como ya lo hemos anotado, la red está inundada de textos que proponen guías para lograr la transición. Algunas de ellas resultan muy complejas, y es posible que no se adapten del todo a la situación de su organización.

Buscar la asesoría del organismo que le dio la certificación, que ya conoce su organización y que con seguridad dispone de material de orientación para lograr una adecuada transición ISO 9001:2015 es el mejor punto de inicio, entre otras razones por las cuales, es ese mismo organismo el que estará encargado de auditar y certificar su proceso de transición.

2. Lee la norma

La orientación que nos proporciona el organismo certificador, nos sirve para elaborar un plan de trabajo, establecer objetivos y asignar los recursos necesarios para la adecuada transición ISO 9001:2015. Pero hay un paso que no podemos evadir: La lectura de la norma.

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No es posible hacer una transición de una norma a otra, aunque se trate de una revisión, sin leerla y estudiarla. De la lectura de la norma, se obtienen claridad sobre muchos aspectos de la transición. Pero el documento sigue siendo algo vago, razón por la cual, además de acudir al organismo certificador, muchos profesionales optan por formarse de la mano de profesionales expertos que les ayude a tener una mayor comprensión y herramientas para llevar a cabo la transición.

El Curso Transición a la nueva ISO 9001:2015. Cambios Clave permite a los profesionales de la calidad no solo tener acceso a la norma y una explicación detallada, sino también la ayuda de ejemplos, recomendaciones y ejercicios prácticos.

Conocer la norma permite a la organización definir las acciones que debe tomar para cumplir con los nuevos requisitos. Recordemos que uno de los principales cambios que plantea ISO 9001:2015 es la obligatoriedad de adaptar los requerimientos de la norma con las estrategias de la organización, y esto es algo que va más allá de los conceptos de calidad y que requiere adjudicar responsabilidades específicas.

3. Implementa y revisa

Ya conocemos la norma, ya tenemos un plan de trabajo y ya tenemos la orientación de nuestro organismo certificador. Es el momento de poner en práctica los cambios necesarios, indicados por ISO 9001:2015.

Este es un proceso similar al que se efectuó cuando se obtuvo la certificación inicial, solo que un poco más fácil. Después de elegir los empleados dentro de la organización que se encargarán de implementar los cambios, es preciso programar revisiones del trabajo, previos a la auditoría de transición ISO 9001:2015.

Es recomendable, realizar una o dos auditorías internas, antes de someterse a la auditoría de transición. Después solo es necesario practicar exámenes de gestión para comprobar la eficacia del sistema, haciendo hincapié en los nuevos requisitos del estándar. Un consejo final: contemplar un lapso de tiempo entre la auditoría de transición y la fecha límite (septiembre de 2018), para poder responder a las eventuales acciones correctivas o de mejora determinadas por la auditoría.

A continuación compartimos algunos consejos adicionales para emprender la transición ISO 9001:2015:

• Las cosas pequeñas

No es necesario cambiar todo. Gran parte del trabajo elaborado para obtener la certificación sigue siendo útil. La transición debe enfocarse a cumplir con los nuevos requisitos. Muchos aspectos de la norma anterior, no son mencionados en forma alguna en la revisión 2015, lo cual no significa que sea necesario eliminarlos. Mientras se ajusten al contexto de la organización, no hay problema en mantenerlos, y no conviene invertir tiempo y recursos en ellos.

• El contexto de la organización

La sub cláusula 4.1 aborda uno de los temas que tienen mayor relevancia dentro de la revisión 2015 de ISO 9001: El contexto de la organización. En términos muy generales, el contexto de la organización, conduce el enfoque del Sistema de Gestión de la Calidad y todos los procesos que le son aplicables. Por ello, este es un aspecto al que se le debe prestar especial atención.

• El liderazgo de la Alta Dirección

Finalmente, si usted desea que la transición ISO 9001:2015 se haga en forma adecuada y sin mayores traumatismos, requiere el compromiso irrestricto de la Alta Dirección en el proceso. Este no es un tema de motivación, sino que es un requisito establecido en la nueva norma. Este liderazgo debe hacerse evidente con la definición de objetivos, la asignación de recursos y la participación activa en las correcciones del sistema.

La adecuada transición ISO 9001:2015 no es un proceso fácil, pero sí lo es más que la obtención de la certificación inicial. Así es que, si su organización lo logró hace varios años, definitivamente ahora también podrá hacerlo.

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