Si estás planeando la primera auditoría interna de la norma ISO 9001, es muy probable que te sorprendas por la complejidad de la norma y todos los procesos que se deben comprobar durante la auditoría. Elaborar una lista de verificación de auditoría para procesos ISO 9001 parece ser, entonces, el primer paso a seguir.
No existe una lista de control universal, que pudiese satisfacer las necesidades de su organización a la perfección, ya que cada una es muy diferente. La buena noticia es que es posible elaborar una lista de verificación de auditoría para procesos ISO 9001, con mucha facilidad. Veamos cómo.
Lista de verificación de auditoría para procesos ISO 9001 – Los pasos
Estos pasos para construir una lista de verificación de auditoría para procesos ISO 9001 son también aplicables a cualquier auditoría interna de normas de gestión como ISO 14001, 22301 o 27001. ¿Cuáles son los pasos?
1— Revisión de la documentación
En esta etapa es preciso leer toda la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad, con el objetivo primario de identificar “no conformidades” en relación con la norma ISO 9001.
2— Lista de verificación de la creación
Básicamente, se prepara una lista de control en paralelo con la revisión de la documentación – se lee acerca de los requisitos específicos (políticas, procedimientos, planes) – de manera que se pueda comprobar durante la auditoría de campo. Por ejemplo, si la política de copia de seguridad, requiere que esta se efectúe cada seis horas, esto debe aparecer en la lista de comprobación, con el fin de revisar si en efecto se está cumpliendo con lo dispuesto.
3— Campo de planificación de la auditoría
Debido a que serán muchos los procesos a comprobar, es preciso planificar la labor por departamentos, locaciones, sucursales… La primera lista que se elabore, nos marcará la guía para la confección de las demás. Le puede ser de utilidad: Planificación del proceso de auditoría interna ISO 9001.
4— La auditoría en el campo
A diferencia de los pasos anteriores, la auditoría en el campo es un proceso netamente práctico. Es preciso recorrer las instalaciones físicas de la organización, hablar con los empleados, comprobar las computadoras y otros equipos electrónicos, observar la seguridad física, etc. En este punto, una lista de verificación es crucial, si no quiere que muchos procesos importantes queden sin auditar. Del mismo modo, será necesario tomar notas detalladas de todo lo que se encuentre.
5— Informar de los resultados
Una vez haya concluido la auditoría en el campo, debemos resumir todas las no conformidades encontradas y redactar un informe de auditoría interna. Es claro que, sin la existencia de una lista de verificación y de notas detalladas de la actividad, no será posible escribir un informe preciso.
6— Monitoreo
En muchos casos, el auditor interno será el encargado de verificar que todas las acciones correctivas planteadas durante la auditoría, se hayan efectuado en forma satisfactoria. De nuevo, la lista de verificación de auditoria para procesos ISO 9001, y las notas detalladas serán de gran utilidad, sobre todo para recordar las razones que obligaron a plantear la no conformidad en primera instancia. El trabajo del auditor no termina hasta que compruebe la existencia de la acción correctiva satisfactoria.
Desarrollar una lista de comprobación dependerá esencialmente de las necesidades específicas y de las políticas y procedimientos de la organización. Para los que son nuevos en el mundo ISO, el primer paso es dar una lectura exhaustiva y concienzuda a la norma 9001. Esto lo hará sentirse muy cómodo a la hora de iniciar su primera auditoría. Después la técnica es muy simple. Es preciso leer artículo por artículo y escribir notas en la lista de verificación de lo que se debe buscar.
Las reglas pueden ser un poco difíciles de leer, por lo que es posible que requiera algún proceso de formación, que le haga entender de una manera mucho más eficiente los conceptos de calidad.
¿Qué incluir en la lista de verificación de auditoría para procesos ISO 9001?
Por lo general, la lista de verificación para la auditoría interna contendrá cuatro columnas:
- Referencia: número de cláusula estándar o el número de sección de política.
- Lo que debe buscar: aquí es donde se escribe lo que se busca en el campo de la auditoría. ¿Qué asuntos buscar?, ¿qué equipos verificar?, ¿qué procesos comprobar?
- Cumplimiento: en esta columna se determina si la organización cumple con el requisito de la norma. En muchos casos es simplemente un sí o un no, aunque puede ser también un “no aplica”.
- Descubrimientos: en esta columna detallamos los hallazgos de la auditoría de campo. Las personas con las que se habló, los documentos examinados, los registros, la descripción de las instalaciones visitadas y las observaciones sobre la comprobación de los procesos.
Llevar a cabo la auditoría no es tan difícil. La misma norma es una guía para elaborar la lista de verificación. Si se ha preparado una buena lista, la tarea será, sin duda, mucho más fácil.
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