Definir el alcance de un proyecto de implementación

Si eres el responsable de la gestión de un proyecto, necesitas definir el alcance de un proyecto de implementación determinado para tu organización. La definición de dicho alcance es algo vital, independientemente de qué metodología se escoja y aplique. Además, es aplicable a diversos tipos de Sistemas de Gestión, como por ejemplo determinar el alcance de un Sistema de Gestión de Calidad.
Para definir el alcance de un proyecto de implementación, debemos comenzar por establecer un plazo de tiempo para el proyecto, estudiar y establecer los objetivos del mismo y la distribución estratégica de recursos requeridos.

Para el caso de proyectos de implementación de Sistemas de Gestión basados en normas ISO, en el alcance se debe explicar:

  • Tipos de productos y servicios que ofrece la empresa.
  • Departamentos o áreas de negocio en los que se aplica el Sistema de Gestión.
  • Localizaciones o divisiones incluidas en el proyecto.
  • Procedimientos.

Una vez que el alcance se ha definido, el siguiente paso consiste en el reparto de tareas, explicando a tu equipo la dirección que se quiere tomar e informándole de aquellos aspectos que necesiten saber para ejecutar sus tareas de manera acorde a los plazos de tiempo y los presupuestos dados.

Veamos de forma más detallada estos aspectos:

Establecer y entender los objetivos del proyecto

Para poder definir correctamente el alcance de un proyecto, es realmente importante establecer primero unos objetivos del proyecto. En este enlace puedes revisar Cómo escribir unos buenos objetivos de Calidad, por ejemplo.

El número total de objetivos establecidos no es ningún problema siempre y cuando tengan relación con el núcleo del proyecto. El responsable de la gestión del proyecto debe observar si la labor y ejecución de tareas de su equipo está obteniendo los resultados estimados.

En caso de que no se estén consiguiendo, se debería realizar un análisis de qué elementos fallan y cómo se podrían mejorar.

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Cómo definir el alcance de un proyecto de implementación

El trabajo, esfuerzo y recursos que van destinados a la creación de un determinado producto o servicio son básicamente los elementos que marcan el alcance de un proyecto.

El alcance de un proyecto resume los objetivos del proyecto y las metas que se deben alcanzar para obtener un resultado satisfactorio que vaya en sintonía con lo planificado. Todo responsable de la gestión de un proyecto debe entender cómo se debe definir el alcance de un proyecto de implementación.

Pasos para definir el alcance de un proyecto de implementación

Debes identificar y definir los siguientes elementos para poder establecer correctamente el alcance del proyecto:

  • Objetivos del proyecto.
  • Metas.
  • Subfases.
  • Tareas.
  • Recursos.
  • Presupuesto.
  • Programación temporal.

Una vez que has atendido a todos estos elementos y han sido definidos, necesitarás indicar de manera muy clara qué limitaciones, condicionantes, aspectos o parámetros del proyecto están o no están incluidos.

La razón para esto es que debes tener en cuenta que todas las personas que intervienen (accionistas, gestores, tu equipo, etc.) deben entender fácilmente y sin lugar a dudas todos los elementos indicados para el producto o servicio que se entregue.

Así pues, el alcance del proyecto debería tener al menos un objetivo tangible para la organización que está llevando a cabo el proyecto. Dicho objetivo puede ser la creación de un producto mejor para que una empresa lo venda, mejorar el software que se utiliza de forma interna de una organización para poder dar un mejor servicio a sus clientes o la creación de un nuevo modelo de servicios.

Como responsable de la gestión del proyecto, ser capaz de definir el alcance y de comprenderlo te dará un enfoque que te ayude a la ejecución del proyecto.

Entender el alcance te otorga las bases para gestionar los cambios que puedan surgir en el proyecto y la gestión de riesgos. Permite establecer una meta y unos plazos de tiempo, al igual que el estudio y realización de informes del progreso del proyecto basados en mediciones de los objetivos para la alta dirección y los accionistas.

A continuación, hemos recogido algunos recursos que pueden ayudarte para la implementación de un proyecto enfocado en ISO 9001:




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