Implementación ISO 9001
Un requisito muy ligado con el enfoque basado en riesgos es el número 6: Planificación. La implementación ISO 9001 es un proceso complejo en este punto, pero teniendo en cuenta las orientaciones que aquí describimos parecerá mucho más sencillo.
Para aprender más sobre el enfoque basado en riesgos, recomiendo la lectura: Interpretación del enfoque basado en riesgos en ISO 9001 2015.
6.1 Riesgos y oportunidades
Interpretación de los requisitos
El concepto de riesgo
El riesgo podemos definirlo como la consecuencia de la incertidumbre referente a los fines. Una consecuencia es el efecto que produce una acción, y puede ser negativo o positivo. La incertidumbre es un estado, en el que prima la falta de información en relación con el conocimiento o el entendimiento de un suceso, su probabilidad o la consecuencia.
El riesgo se determina, reiteradamente, por alusión a “sucesos” probables y a “resultados”, o a una mezcla de ambos.
Asiduamente, el riesgo se detalla en términos de una mezcla entre los resultados de un suceso y la “probabilidad” de que pase.
Administración del riesgo y la acción preventiva
Administrar el riesgo exige diseñar acciones preventivas para el Sistema de Gestión, lo que haría desaparecer el apartado de “acción preventiva”.
Se solicita a las empresas que determinen el contexto en el que trabajan y fijen los riesgos y oportunidades a concretar.
Aunque la norma no especifica con demasiado detalle los pasos sobre cómo deben las empresas documentar este requisito, este tiene que ser la base para diseñar el Sistema de Gestión.
Es la empresa la que decide el nivel de detalle de la información que debe documentar.
Metodología
No existe una metodología exacta por parte de la norma para la implementación ISO 9001. El procedimiento va desde lo cualitativo hasta lo cuantitativo en función del contexto en el que se mueva la organización. Orientaciones para la implementación ISO 9001. Liderazgo
Fusión del riesgo con otro sistema
Determinadas acciones podemos tenerlas en cuenta mediante otros procedimientos de negocios, como por ejemplo, sistemas de gestión ambiental, seguridad y salud en el trabajo, seguridad vial, u otro tipo de procedimientos que tengan relación con la gestión de recursos humanos, financieros o del riesgo.
La manera en la que debemos hacer frente a las oportunidades y riesgos deben tener como principal objetivo que el Sistema de Gestión consiga los resultados esperados:
- Incrementando las consecuencias deseables: a través de la reducción de costes, el aumento de la satisfacción del cliente, explotar las oportunidades…
- Disminuyendo las consecuencias no deseadas: no satisfacción de las partes interesadas, la no satisfacción del cliente…
- Conseguir una mejoría.
Recomendaciones para la implementación ISO 9001
La administración del riesgo, como cualquier procedimiento, necesita una planificación. Además, es un proceso sistemático que tiene que:
- Ubicar y reconocer las oportunidades y los riesgos.
- Valorar la dimensión de estos y establecer cuáles son los de mayor importancia.
- Determinar acciones para hacer frente a los riesgos: eludir riesgos para seguir una oportunidad, suprimir la fuente de riesgos, modificar los efectos o la probabilidad, dividir el riesgo o conservar riesgos a través de decisiones informadas.
- Determinar acciones para hacer frente a las oportunidades: admisión de prácticas nuevas, abrirse a mercados nuevos, mayor proximidad con los clientes, innovación en variación de productos, aplicación de nuevas tecnologías para actuar en las necesidades de la organización o en la de sus propios clientes.
- Constituir e implantar las acciones en los procedimientos del sistema de gestión de la calidad.
- Evaluación de la eficiencia de esas acciones.
- Volver a hacer una nueva planificación o una mejora del procedimiento.
La metodología o procedimiento, debe incluir en su contenido como mínimo los puntos anteriormente mencionados.
Debe recordar que las acciones que utilicemos para hacer frente a las oportunidades y a los riesgos, deben estar en proporción con el impacto en la conformidad de los servicios y los productos, como pedía la antigua norma con relación a las acciones preventivas.
6.2 Objetivos
Interpretación de los requisitos
Se lleva a cabo una mejor descripción de los objetivos, y se ponen al mismo nivel de los requisitos ya existentes:
- Por los organismos de certificación
- Por diferentes sistemas de gestión
- Por otros apartados de la norma
Estos objetivos deben ser conocidos, además de por los departamentos que deben cumplirlos, por toda la organización. En función de que se vayan cumpliendo estos objetivos, debemos actualizarlos para seguir nuestro camino al éxito.
Recomendaciones para la implementación ISO 9001
Debe verificar que tiene todos los campos necesarios que describe en los objetivos:
- Porcentaje de mejoras
- Acciones a llevar a cabo
- Recursos relacionados
- Responsables designados
- Plazos
- Revisión
Revise que los objetivos están implementados en las áreas a las que le corresponde, aunque deben ser conocidos por todo el personal de la empresa.
Debe comprobarlos periódicamente en función de los resultados.
6.3 Planificación de los cambios
Interpretación de los requisitos
Se centra más en los detalles del contenido. No determina como se debe de documentar la planificación del cambio igual que la versión anterior de la norma.
Lo único que si deja claro es que la empresa debe de realizar la gestión de cambios de forma organizada y planificada, con el objetivo de que se sigan cumpliendo los requisitos de la norma sin alterar el Sistema de Gestión.
Todos los cambios tienen unos fines y se deben tener en cuenta las oportunidades y los riesgos que trae consigo. Para que el cambio se haga bien, debemos asignar recursos y empleados responsables.
Recomendaciones para la implementación ISO 9001
Nuestra recomendación es que verifique que las variaciones ocurridas en la organización se han organizado a través del sistema de gestión.
En el caso de que hubiese cambios y no se hubiesen organizado mediante el sistema de gestión, deberíamos comprobar si tenemos bien implantado este requisito que en la norma ISO 9001 2015 tiene mayor relevancia.
Revisar si el sistema de gestión cuenta con una metodología para organizar los cambios y que además determina el objetivo y tiene en cuenta las consecuencias.
De igual formar controlar los recursos designados y las personas encargadas.
Todo esto y mucho más es lo que podrás aprender en nuestro curso Metodologías para la implementación y certificación ISO 9001:2015 que tendrá se celebrará próximamente.
En él, nuestros docentes te ayudarán a comprender cómo implementar ISO 9001 ajustándose a su organización. Te presentarán todas las metodologías existentes y el plan de acción que debes seguir.
Para aprender a implementar otras cláusulas:
- Orientaciones para la implementación ISO 9001. Contexto de la organización
- Orientaciones para la implementación ISO 9001. Liderazgo
