Realizar auditorías basadas en procesos

Como ya vinimos comentando en el anterior artículo 6 Consejos para realizar auditorías basadas en procesos [Parte 1], realizar auditorías basadas en procesos permite ejecutar de una manera optimizada las auditorías internas a las que se han de enfrentar las organizaciones, ya que gracias a esta forma de realizar las mismas se logra mayor eficiencia en las mismas y ello se traduce en un mejor rendimiento del propio Sistema de Gestión.

En el artículo anterior, os dejamos algunas técnicas que ayudaban a hacer las auditorías internas de una manera adecuada con el fin de que puedas sacar de ellas el máximo partido para tu organización.

En este sentido, hoy te traemos otras técnicas adicionales, que al igual que las anteriores ya comentadas, podrán ayudarte en lo mencionado.

Consejos para realizar auditorías basadas en procesos

Estas técnicas, junto con las otras tres que recogimos en el anterior artículo, pueden ayudarte a hacer auditorías basadas en procesos de la manera más eficaz posible a fin de que resulte exitosa su realización, ya sea bien aplicando solo algunas o bien aplicando todas en su conjunto.

Te recomendamos revisar Por qué se deben hacer auditorías internas a Sistemas de Gestión ISO.

Consejo 4.— Identificar a los propietarios de cada uno de los procesos

Cuando hablamos de identificar a los propietarios de los procesos, no nos referimos a acudir exactamente siempre al gerente de dicho proceso. A veces, podemos obtener mucha más información acudiendo a un operario de ese proceso en cuestión, ya que este conoce de primera mano el funcionamiento del mismo al estar la mayor parte del tiempo dentro de tal proceso. Es decir, ese operario tendrá con mayor probabilidad un importante conocimiento tácito del proceso que maneja, así como de las interacciones del mismo con otros dentro del Sistema de Gestión.

Por otro lado, decir que será adecuado que el auditor se asegure de que se documenta todo el conocimiento crítico que se descubre, ya que ello permitirá ir mejorando a la organización.





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Consejo 5.— Usar la técnica CAPDO

Toda actividad realizada en la organización implica unas entradas y unas salidas. Y de todo ello debemos poder medir su eficacia y eficiencia.

Para completar el ciclo PDCA o PHVA (Planificar-Hacer-Verificar-Actuar) durante la auditoría de un proceso, podemos utilizar la técnica CAPDO (Check-Act-Plan-Do), la cual comienza a la mediación del ciclo PHVA.

Veamos cómo funciona el enfoque CAPDO:

  • Check (Revisar): comenzar con preguntas en relación con el desempeño del proceso, lo que se espera de este así como sus indicadores y objetivos.
  • Act (Actuar): preguntar sobre las acciones que se hacen para mejorar el proceso.
  • Plan (Planificar): saber cómo se ha planeado el proceso, si se cumple el diseño establecido y considerar los resultados de rendimiento anteriores.
  • Do (Hacer): saber si el proceso se está llevando a cabo de acuerdo a como ha sido diseñado.

 

Es importante que antes de hacer estas preguntas, identifiques al propietario del proceso. Unas preguntas realizadas correctamente te permitirán comprobar adecuadamente un proceso, pero principalmente será con base en las respuestas obtenidas del que dependa el valor de la auditoría.

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Consejo 6.— Usa la herramienta “Tortuga” para estructurar tu auditoría

Cuando comenzamos a hacer preguntas al propietario del proceso, dos aspectos a tener en cuenta son el hecho de pensar la manera en que podemos tomar registro de los diferentes aspectos del proceso, así como considerar la forma en la que podemos auditar el riesgo presente en tal proceso.

Mediante la herramienta “Tortuga” podemos estructurar esa información necesaria con el fin de asegurarnos de que el riesgo del proceso se va a identificar correctamente, para poder ser evaluado y, posteriormente, darle tratamiento para su mitigación

Para lograrlo, la herramienta “Tortuga” muestra los puntos de interacción dentro de cada proceso (estando el proceso en el centro y los siguientes aspectos conformando lo que serían cada una de las patas de una tortuga formando un esquema) detallando aspectos como:

  • Los equipos que se emplean.
  • Los recursos necesarios para hacer las operaciones en el proceso en cuestión.
  • Quién interviene en la gestión y realización.
  • La forma en que las acciones se hacen.
  • La manera de comunicar los procedimientos de trabajo.
  • Analizar las referencias documentadas disponibles.
  • Los resultados que se obtienen.
  • Así como los procesos de apoyo a la actividad principal.

También te puede interesar Planificación del proceso de auditoria interna ISO 9001.

Con estas técnicas y las que expusimos en el anterior artículo, podrás aplicar auditorías internas basadas en procesos y lograr el éxito de las mismas en el sentido de que las mismas sumen valor a las organizaciones, permitiéndoles mejorar el desempeño de sus Sistemas de Gestión.

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