Auditorías basadas en procesos

Los Sistemas de Gestión basados en normas ISO requieren de la realización de auditorías basadas en procesos a la hora de llevar a cabo las auditorías internas. 

La realización de las auditorías basadas en procesos plantea todo un reto para las organizaciones, pues han de saber cómo aprovecharlas correctamente a fin de poder maximizar el beneficio y lograr una mejora continua en su Sistema de Gestión. Te recomendamos revisar Categorías y tipos de auditorías, ¿en qué se diferencian?

Por ello, vamos a ver a continuación una serie de consejos para que apliques y puedas maximizar la eficacia de tu auditoria interna y poder así mejorar la eficiencia de tu Sistema de Gestión.

Consejos para realizar auditorías basadas en procesos

Para que la auditoria basada en procesos logre el esperado éxito, puedes apoyarte de todas o algunas de las técnicas que a continuación explicamos, las cuales son sencillas pero de suma importancia para asegurar el éxito al realizar auditorías basadas en procesos.

Consejo 1: Planificación de la auditoría con el ciclo V (Modelo o Método en V)

A la hora de empezar a hacer auditorías basadas en procesos, se recomienda tener identificados los procesos que se hacen en la organización, definiendo la secuencia. Con ello, nos referimos a considerar todos y cada uno de los procesos, desde el desarrollo de la estrategia empresarial, su política y objetivos hasta llegar al proceso de entrega.

En este sentido, mediante el Ciclo V, podemos diseñar el plan de auditoría a seguir en el que se agrupen los procesos, de tal manera que comencemos por los procesos de gestión, para, a continuación, seguir con aquellos en los que hay una interacción con el cliente y, tras ello, con aquellos procesos de apoyo que permiten que se desarrolle el producto y servicio así como su entrega.

Veamos a continuación en detalle cada uno de estos grupos:

Procesos de gestión

Como hemos comentado, este ciclo comienza con los procesos de gestión de los que se ocupan principalmente los directivos, revisando los siguientes procesos: declaración de los objetivos, el plan de negocio, los objetivos estratégicos, los Indicadores (KPIs), la revisión de la administración, los resultados de anteriores auditorías internas y externas. En la auditoria de todos ellos se ha de tener clara la comprensión del contexto de la organización.

Procesos orientados a clientes

En esta fase de evaluación de los procesos orientados al cliente se incluyen los procesos de venta, comprobación de contratos, diseño, ventas, compras, fabricación, lanzamientos y quejas. En la auditoria de todos ellos se ha de verificar que se están atendiendo las especificaciones del cliente.

Procesos de apoyo

Esta parte requiere una gran comprensión del plan general de la organización respecto a las entregas, con el fin de ser capaces de evaluar el grado de su cumplimiento con el objetivo de que se cumplan los objetivos definidos. Esta evaluación de los procesos de apoyo incluye: el mantenimiento, la calibración, la formación, la gestión de problemas así como las acciones correctivas y preventivas.

Estos procesos deben ayudar a conectar los procesos de la alta gestión con el propio producto o servicio de entrega.

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Consejo 2: Preguntar a la alta Dirección para enlazar la estrategia con los procesos

Durante la implementación del ciclo V y gracias al contacto que mantenemos con la alta Dirección, se debe extrapolar la relación que hay entre contexto, estrategia, objetivos, procesos, recursos y productos.

En concreto, la alta Dirección debe demostrar:

  • La concienciación que tienen del entorno y de los factores que determina su contexto externo.
  • Que las decisiones estratégicas se han tomado a base de enfoques racionales.
  • Que los objetivos se han definido bajo el enfoque de pensamiento basado en riesgos.
  • Que conocen la posición que tienen en el mercado frente a sus competidores.
  • Que tienen en consideración el contexto interno.

Consejo 3: Poner a prueba la revisión de la gestión que realiza la Gerencia

Este consejo se debe poner en práctica en ciertos intervalos planificados y se ha de documentar la evidencia del contenido abordado y de cuándo tienen lugar estas revisiones. Dentro de estas pruebas de examen, incluimos las pruebas de seguimiento y medición del rendimiento, así como las acciones de mejora en procesos, productos y servicios.

Por ejemplo, cuando haya quejas de clientes, debemos tener evidencias de que se ha hecho un seguimiento de las mismas, seguido de un análisis de causa raíz para determinar el origen de las quejas, se han puesto en marcha acciones para aislar y eliminar las causas y se ha aplicado un enfoque basado en riesgos para propiciar la mejora continua.

Puedes ya recibir más consejos para realizar auditorías basadas en procesos en 6 Consejos para realizar auditorías basadas en procesos [Parte 2].

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