Documentación requerida en la nueva Certificación ISO 9001
Existe la creencia de que uno de los esfuerzos más significativos al implementar un Sistema de Gestión de la Calidad es crear la documentación requerida por este. Sin embargo, no debe ser un tema engorroso y mucho menos la documentación requerida en la nueva certificación ISO 9001 nos debe suponer un aumento de la burocracia.
La nueva versión de la ISO 9001:2015 es más liberal en cuanto a los requisitos de documentación, lo que se evidencia en que ya no hay seis documentos obligatorios como en la anterior versión de 2008, sino que se reducen a cuatro.
Aun así, para gestionar toda la documentación, muchas organizaciones se apoyan en la tecnología y software (un ejemplo puede ser la herramienta Software ISOTools) que se compone de una serie de aplicaciones, como el gestor documental en el que una organización puede configurar la estructura y operatividad de su documentación tal y como prefiera.
A continuación vamos a enumerar cuáles son documentos obligatorios y cuáles son opcionales en la documentación requerida en la nueva certificación ISO 9001:
| DOCUMENTOS OBLIGATORIOS | CLÁUSULA ISO 9001:2015 |
| Alcance del Sistema de Gestión de la Calidad | 4.3 |
| Política de Calidad | 5.2 |
| Objetivos de Calidad y Planes para alcanzarlos | 6.2 |
| Procedimientos para el Control de Procesos externamente prestados, productos y servicios externalizados | 8.4.1 |
| DOCUMENTOS NO OBLIGATORIOS (NORMALMENTE NO NECESARIOS) |
CLÁUSULA ISO 9001:2015 |
| Determinar Contexto de la Organización y las Partes Interesadas | 4.1,4.2 |
| Procedimientos para abordar los Riesgos y Oportunidades | 6.1 |
| Estrategias de Competencia, Formación y Sensibilización | 7.2,7.3 |
| Procedimiento para el Control de Documentos y Registros | 7.5 |
| Procedimiento de Ventas | 8.2 |
| Procedimiento de Diseño y Desarrollo | 8.3 |
| Procedimiento para la Producción y Prestación de Servicios | 8.5 |
| Régimen de Depósito | 8.5.4 |
| Procedimiento para la Satisfacción del Cliente | 9.1.2 |
| Procedimiento para la Auditoría Interna | 9.2 |
| Procedimiento para la Revisión de la Gestión | 9.3 |
| Procedimiento de Inconformidad y Acción Correctiva | 10.2 |
Cabe destacar que en la nueva ISO 9001:2015 desaparece de su redacción la expresión “procedimiento documentado”. En su lugar, la norma establece que las organizaciones deberán mantener “información documentada” en relación con sus actividades.
Y ahora lo primero que se nos viene a la cabeza es una pregunta, ¿qué se entiende por “información documentada”?
Es la información que debe ser controlada y mantenida por una organización y el medio en el que está contenida.
Es importante tener clara la idea de que el objetivo principal no es la descripción exhaustiva de todos los procesos, sino la obtención de los resultados que se planificaron.
El protagonismo deja de estar centrado en la documentación en la ISO 9001:2015, ahora es primordial ocuparse de los procesos y de su gestión. No por ello la documentación requerida en la nueva certificación ISO 9001 deja de ser necesaria, es un factor relevante para asegurar la eficacia de los procesos. Pensamos que aportar un soporte documental es la mejor manera de evidenciar el buen funcionamiento del Sistema de Gestión de Calidad. ¿Qué opinas?
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