Auditoría interna ISO 9001
Durante este artículo vamos a tratar los cambios en el proceso de auditoría interna ISO 9001 que trae la nueva ISO 9001:2015. Lo primero que debemos tener claro es la definición de auditoría.
El proceso de auditoría interna ISO 9001 se avala como uno de los procesos más valiosos para mejorar la organización y las competencias de los trabajadores.
La objetividad y el nivel de detalle seguirán siendo los valores fundamentales que el auditor interno tendrá que refinar de forma permanente.
La definición de auditoría interna según la norma ISO 9001:2015 es:
3.10.1 Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias objetivas y evaluarla de forma objetiva para determinar el grado en el que se cumplen todos los criterios de auditoría. La referencia al término “evidencias de auditoría” en la versión anterior, se sustituye por “evidencias objetivas”.
El proceso de auditoría interna ISO 9001 seguirá siendo un proceso sistemático, pero ¿realmente sabemos lo que es un proceso sistemático?
Un proceso sistemático simplemente es un conjunto de tareas relacionadas entre sí y llevadas a cabo de forma ordenada.
El proceso de auditorías internas debe ser independiente, es decir, con independencia política, por lo que no dependa de un alto rango de la organización.
La empresa debe tener un equipo preparado que esté dirigido por un buen líder de auditores internos, siendo este a quien se le debe dar respuesta de la ejecución y los resultados de las auditorías internas, en una organización el máximo líder será el gerente o el jefe de servicios.
Si el auditor líder es el gerente, este deberá ofrecer las repuestas necesarias a la alta dirección de la organización.
En la gran mayoría de organizaciones las auditorías internas son una función más dentro de un puesto de trabajo, es decir, el rol de una persona que ya ejerce otro trabajo en la empresa y la alta dirección deberá dejar muy claro a todos los gerentes que los auditores son independientes y nadie puede ejercer ningún tipo de presión para mejorar el resultado de las auditorías.
El proceso de auditoría interna necesita ser documentado, en la nueva ISO 9001:2015 el registro de los resultados cobra más protagonismo y los procedimientos documentados son necesario, pero la empresa tendrá la libertad de decidir que documenta y que no.
El proceso de auditoría cuenta con dos acciones importantes, que son:
- Obtención de una evidencia objetiva: para realizarlo el auditor tiene que seguir un método de trabajo y es necesario hacer referencia de todos los hallazgos que encuentre encaminados a los criterios de auditoría que le faciliten la toma de decisiones.
- Evaluar de forma objetiva las evidencias: es necesario que el método se haya aprobado, además de contar con una batería de criterios de auditoría que estén muy claros.
Un requisito puede ser utilizado como criterio de auditoría, y en la norma ISO 9001:2015 dispondremos de dos tipos de requisitos:
- Lo establecido en la norma para poder estructurar el Sistema de Gestión de la Calidad en la empresa.
- Los requisitos que la organización considere necesarios para mantener la eficacia de su Sistema de Gestión de la Calidad.
La nueva norma ISO 9001:2015 ofrecerá una mayor claridad en cuanto a todos los requisitos y las empresas tendrán la libertad necesaria para decidir los requisitos que les ayuden a conseguir sus objetivos de negocio.
En la nueva ISO 9001:2015 tenemos situada a la auditoría interna dentro del punto 9. Evaluación del desempeño, exactamente el sub apartado 9.2 Auditoría interna.
El seguimiento y la medición se han convertido en una regla general para todos los procesos que se incluyen el Sistema de Gestión de la Calidad.
El sub apartado 9.2 Auditoría interna se ha dividido, a su vez, en dos partes esenciales y complementarias.
La primera parte establece los requisitos que debe cumplir la organización al realizar las auditorías internas como propósitos bien definidos, en la segunda se establece como requisito principal la gestión de los programas de auditoría interna, ya que necesitan soporte para conseguir los propósitos del proceso de auditoría.
Los propósitos del proceso de auditoría interna ISO 9001 son:
- Para las empresas que implantan un Sistema de Gestión de la Calidad según ISO 9001:2015 deberán tener claro que es un requisito obligatorio. De forma natural las empresas sin Sistema de Gestión de la Calidad, hacen algún tipo de auditoría, algunas a principio de mes hacen una revisión de su inventario de productos, las cuentas que les quedan por pagar, las ventas que han hecho, etc. de cierta forma hacen valoraciones de su rendimiento durante todo el mes. Esto les sirve para repasar lo que ha sucedido durante el mes y son más conscientes de lo que le espera el mes siguiente.
- Las organizaciones formalizan sus sistemas de trabajo para llegar a tener procesos sistematizados de auditorías internas y operativas.
- Todas las empresas, certificadas en ISO 9001, tienen que definir, implantar y mantener el proceso de auditoría interna.
Se debe planificar la ejecución de las auditorías y debe estar documentado, en dicho documento se deben mostrar los intervalos de tiempo en los que se harán las auditorías. La frecuencia con la que se hagan las auditorías dependerá únicamente de la organización.
Una vez finalizada la auditoría interna, los resultados deben quedar registrados como información documentada controlada. Los resultados confirmarán si el Sistema de Gestión de la Calidad es conforme o no.
Pero ¿Qué toma como referencia la organización para saber si es conforme o no?
- El SGC será conforme según los requisitos que ha establecido la ISO 9001, siempre que sean aplicados por la organización.
- Los requisitos que la empresa haya decidido como necesarios dentro de su Sistema de Gestión de la Calidad, dichos requisitos están en función a los objetivos que la empresa precisa que son necesarios para conseguir la eficacia.
