Sistema de Gestión de la Calidad
Durante el proceso de implementación de un Sistema de Gestión de la Calidad basado en la norma ISO 9001 se pueden producir pequeñas disputas entre los integrantes de la organización y el consultor o el responsable de calidad, así como entre los diferentes departamentos de la organización.
Dichas diferencias pueden tener origen en muchas causas, en líneas generales se pueden considerar cinco:
- Clichés: muchos altos cargos no saben lo que significa tener implementado un Sistema de Gestión de la Calidad, ni conocen las ventajas que ofrece a su organización. Esta situación conlleva que lo único que se persiga es conseguir el sello, estableciendo un SGA con los mínimos requisitos para conseguir la acreditación y tener la opción de participar en ciertos proyectos, se cree que la calidad es sólo un conjunto de papeles que ralentizan el trabajo de la organización.
- Reacciones adversas del personal: muchos de los trabajadores de la organización consideran que la calidad es una mayor carga de trabajo que la dirección impone de forma extra y que no conlleva ningún beneficio. El empleado considera que la calidad le llevará un elevado tiempo para desarrollar las tareas sin observar cierto beneficio de ello. Esta situación supone que se agudicen ciertas entidades donde, de forma previa al proceso de implementación ya existiera cierto desacuerdo entre los trabajadores y la dirección de la organización.
- Falta de recursos: en este punto existe una versión doble, por un lado se consideran muchas pequeñas y medianas organizaciones que creen que el Sistema de Gestión de la Calidad que no se encuentra a su alcance y en segundo lugar se pretende implementar un SGC sin considerar las necesidades básicas, que en ocasiones son temporales.
- Visión a corto plazo: muchas organizaciones quieren que el rendimiento de un Sistema de Gestión de la Calidad empiece a dar sus frutos en muy poco tiempo. La visión debe ser a medio y largo plazo, ya que la calidad se focaliza en la mejora continua. Se deben considerar, por parte de la empresa, los costos que supondrá el Sistema de Gestión de la Calidad ISO 9001 en consultoría, formación, auditoría y certificación.
- El histórico de la organización: entra en juego la famosa frase conocida por todos, “esto siempre se ha hecho así”. Esta frase presenta una aptitud demoledora que genera predisposición en cuanto a cualquier cambio organizativo. La frase se puede observar en directivos, en cargos intermedios e incluso en trabajadores.
Con los motivos anteriores podemos llegar a la conclusión de que suele ser el desconocimiento el principal motivo que conlleva la implementación de un Sistema de Gestión de la Calidad en una empresa.
El trabajo que realiza un consultor o un responsable de calidad es ofrecer diferentes soluciones y encontrarse prepara para afrontar con éxito el conjunto de problemas que pueden plantearse, existiendo una serie de actuaciones a seguir para eliminar o minimizar las situaciones difíciles:
- Planteamiento inicial de las etapas del proceso de implantación. De forma general la efectúa la alta dirección de la organización, la cual expone y comenta lo que conlleva implementar un Sistema de Gestión de la Calidad. La programación aunará las necesidades de la organización la estructuración necesaria para implementar el Sistema de Gestión Calidad, se delimitan todos los recursos que sean necesarios. La ventaja que ofrece es la disposición de la dirección frente al SGC y establecer la visión realista de lo que logra con la implementación y su posterior evolución.
- Calidad con gran carga formativa y participativa. La calidad no se trata de generar un procedimiento que sean llevados a la práctica por los trabajadores sin contar con su opinión. El análisis de la organización, los procesos y la interrelación entre ellos además de todas las personas que los conforman, además se debe contar con la opinión de los trabajadores y realizar reuniones que posibiliten la mejora de los procedimientos. No podemos olvidar que la calidad supone la mejora de la organización en la que se incluyan los integrantes de la organización.
- Defender de forma clara la calidad para cualquier persona. Los criterios que ofrece la norma ISO 9001 son universales y se pueden aplicar a cualquier organización independiente de sus recursos. Existen dinámicas de mejoras y poder optimizar todos los procesos, ya se estudian los datos y se analizan los resultados de los objetivos y las metas que se pueden abordar poniéndole ganas y un ordenador. La meta es que la organización pueda ser mucho más eficiente y se optimice al máximo la línea de trabajo.
- Calidad a medio y largo plazo. Que la alta dirección comprenda este hecho continua siendo un reto, es decir, no tienen una visión global de lo que significa implementar un Sistema de Gestión de la Calidad a lo largo de tiempo para la organización, ya que ésta se centra en optimizar los trabajaos, controlar opiniones y mejorar de forma progresiva el ahorro económico.
- La calidad como evolución. Las necesidades que presentan los clientes hacen que evolucionen las organizaciones. El Sistema de Gestión de la Calidad es el sistema mejor valorado por los altos cargos de la organización.
El principal objetivo que persigue un Sistema de Gestión de la Calidad es la integración correcta del desarrollo del trabajo en la organización. Los controles que se plantean y el análisis de datos se va recogiendo desde los procesos de las entidades que ayudan en la toma de decisiones para la mejora de las actividades de la organización, el planteamiento de los retos y los objetivos que resultan necesarios para que la organización mejore a medio y largo plazo. El Sistema de Gestión de la Calidad ISO 9001 tiene que estar presente en todos y cada uno de los trabajadores de la organización.
Software para ISO 9001
Herramientas como el Software ISOTools está especialmente diseñado para cubrir las necesidades de la norma ISO 9001 entre otras, siendo la mejor solución para conseguir un plan de calidad perfecto y a prueba de fallos es la automatización del Sistema de Gestión de la Calidad.
