Sistema de Gestión Ambiental
El objetivo que persigue este capítulo es explicar cómo controlar la documentación según establece la norma ISO 14001. Proporcionaremos las técnicas necesarias que aseguran que el nivel de control de la documentación será suficiente para mantener un Sistema de Gestión Ambiental. Una vez finalizado el artículo se tiene que poder contestar a las siguientes preguntas:
- ¿Qué es el control de la documentación?
- ¿Por qué es importante el control de la documentación?
- ¿Qué es un documento controlado?
- ¿Qué procedimientos escritos se requieren para establecer el control de la documentación?
Si se encuentra realizando el control de la documentación, se está acercando al final de la etapa de implementación del Sistema de Gestión Ambiental, habiendo ya implementado todos los puntos anteriores a la norma, siendo componentes muy básicos para que funcione el Sistema de Gestión Ambiental.
En un post anterior hablamos del manual de gestión ambiental, que como vimos era una parte clave en el Sistema de Gestión Ambiental y requiere de un mantenimiento de la información. Si utilizamos la lógica, el punto clave del control de la documentación es que, si se mantiene la información documentada sobre el sistema de Gestión Ambiental, los documentos que se establecen deben estar muy bien controlados.
El control de la documentación es un conjunto de procedimientos por lo que se asegura que los documentos del Sistema de Gestión Ambiental se organizan, se actualizan, se mantienen localizables y se controlan de forma que la eficacia de estos esté totalmente garantizada.
Es necesario mantener un control constante de la documentación ambiental, quitando o sustituyendo los documentos obsoletos, revisando, modificando, aprobando y fechando los nuevos documentos que se sean expedidos. Los documentos tienen que incluir referencias cruzadas entre los documentos que se relacionan en el Sistema de Gestión Ambiental.
Se debe establecer un procedimiento escrito en el que se detalle cómo controlar los documentos del Sistema de Gestión Ambiental con los que asegurarse de que se pueden localizar, además son comprobados y modificados de forma periódica. El procedimiento tiene que establecer cómo asegurar que se mantienen las versiones actualizadas de los documentos y que estos son fácilmente localizables cuando sean necesarios, además que los documentos obsoletos sean eliminados o se etiqueten de forma adecuada.
La documentación del Sistema de Gestión Ambiental ISO 14001 tiene que encontrarse controlada y se debe incluir en el manual del Sistema de Gestión Ambiental.
Documentos controlados y no controlados
En el Sistema de Gestión Ambiental ISO 14001 se debe distinguir a la perfección entre los documentos controlados y no controlados. Como regla general, se debe establecer el estado controlado a los documentos son esenciales para implantar y mantener un Sistema de Gestión Ambiental y de forma periódica se deben recordar, actualizar o sustituir. Por el contrario, se tiene que otorgar el estado de no controlado a los documentos que no se actualicen cuando se han distribuido. Los documentos controlados siempre se deben actualizar y lo que hayan sido actualizados, deben ser etiquetados como corresponde. Para asegurarse que de realización una manipulación apropiada de los documentados controlados, resulta esencial mantener un registro de qué documentos son controlados y dónde se encuentran ubicados y, una vez se ha actualizado el documento controlado, las nuevas versiones tiene que sustituirse todas las copias de la versión anterior de dicho documento. Se debe contar con un procedimiento con las líneas generales sobre cómo autorizar, distribuir, referencias, almacenar, recuperar, corregir, redistribuir y sustituir dichos documentos. Para evitar la confusión, puede resultar útil poner un número de referencia único a los documentos controlados.
Cuantas más copias de los documentos controlados existan, mucho más difícil será controlarlos. Para facilitar el control, cree una lista de distribución y si fuera posible, reducir al mínimo el número de documentos controlados que se encuentren en circulación.
Vamos a proceder a realizar ciertas recomendaciones para implementar con éxito un SGA basado en ISO 14001.
- Se tienen que mantener los procedimientos que se controlen todos los documentos que se requieren para desarrollar la implementación y el mantenimiento del SGA.
- Se deben mantener los procedimientos por escrito para preparar, almacenar, expedir, revisar y revisar documentos.
- Se tienen que asegurar de que todos los documentos que se establecen para desarrollar, implementar y mantener el Sistema de Gestión Ambiental son legibles y se encuentran marcados con la fecha en las que se prepararon, la fecha en la que se debe comprobar, el título del documento y la versión del mismo.
- Todos los procedimientos de control de los documentos tiene que asegurar que los documentos que se requieren para desarrollar, implementar y mantener el Sistema de Gestión Ambiental ISO 14001 son autorizados por un representante de la gerencia, se encuentra fácilmente localizables, tienen un período de revisión previsto en el que se verifican y actualizan los documentos, se sustituyen las versiones anteriores y obsoletas, se distribuyen los nuevos documentos y se guarda el original, están marcados como versiones antiguas y se mantienen por razones legales, financieras, etc.
- El procedimiento de control de los documentos tienen que diferenciar los documentos controlados de los no controlados.
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