Sistema de Gestión Ambiental
Los procedimientos en el ámbito del Sistema de Gestión Ambiental según la norma ISO 14001 describen la forma de implementar dicho sistema. Un error que se suele cometer con frecuencia es creer que los procedimientos describen cómo se han de realizar las cosas, pero en realidad los encargados de hacer eso son las instrucciones de trabajo. Todos los procedimientos describen las cosas que se deben hacer, además de por qué, cuándo, dónde y quien tiene que hacerlas.
Podemos poner un claro ejemplo de esto, como puede ser la calibración de los equipos de trabajo:
¿Qué? Hay que definir todos los pasos que tiene que seguirse:
- Identificar los equipos que precisan de calibración.
- Evitar al departamento de comprobación.
- Anotar e identificar.
- Calibrar y registrar.
- Devolver.
- Reintegrar a su uso.
El procedimiento no determina como se tienen que llevar a cabo cada uno de estos pasos, por lo que se debe hacer un instructivo de trabajo independiente en que se explique cómo se deben hacer todos los pasos.
¿Por qué? Es fundamental explicar el objetivo perseguido por el procedimiento, lo que garantiza que todos los equipos de inspección, medición y ensayo usados durante la producción de actividades generan un impacto ambiental significativo que controlan, calibran y gradúan para mantener la precisión necesaria.
¿Cuándo? Propone las condiciones en las que se debe poner en práctica todo el procedimiento. La información se puede ofrecer basándonos en el tiempo o en los acontecimientos que ha tenido lugar.
¿Dónde? Se identifican las ubicaciones que se encuentran afectadas en los procedimientos estudiados, como por ejemplo, en los equipos de ensayos utilizados para hacer las actividades reguladas por los permisos de explotación, además de actividades de fabricación y montaje que generan impactos ambientales significativos.
¿Quién? Identificación de las diferentes funciones que tiene los responsables de cada procedimiento, como ejemplo podemos decir:
- Identificación de todos los equipos que tienen la necesidad de ser calibrados.
- Envío de resultados a los departamentos encargados de la comprobación.
- Anotación e identificación por parte de los departamentos de corrección.
- Calibración y registro.
- Devolver algún fallo, esto es llevado a cabo por el departamento de revisión.
- Reintegrar la utilización, esto es llevado a cabo por el departamento de fabricación.
Los procedimientos del Sistema de Gestión Ambiental son interdepartamentales, por lo que son considerados como procedimientos generales. Cada paso hecho identifica una actividad diferente hecha por un departamento de la organización.
Instrucciones
Las instrucciones proporcionan información detallada sobre cómo hacer las diferentes tareas de la organización. Por lo contrario, de los procedimientos, que son generales y explican la interacción que existe entre los diferentes departamentos funcionales, todas las instrucciones específicas y describen como se deben hacer todas las tareas de ámbito individual.
Es de vital importancia que los futuros usuarios comprendan todas las instrucciones. Las instrucciones escritas en el nivel de lectura ocho no tiene por qué ser entendidas por los trabajadores que lean a dicho nivel, aun cuando sean capaces de entender todas las palabras utilizadas. Es por esto que sería bueno incluir símbolos, dibujos, iconos u otras representaciones gráficas.
Las instrucciones suelen incluir la siguiente información:
- Encabezamiento: se incluye toda la información de identificación que exige la norma ISO14001 dentro de la cláusula “control de la documentación”.
- Equipos necesarios: se genera un listado con todos los equipos necesarios para llevar a cabo las tareas necesarias.
- Medidas de seguridad: se advierte de todos los peligros, se describe de forma detallada todas las medidas necesarias de protección y genera un listado con todos los equipos de seguridad exigidos.
- Pasos: se tiene que explicar todos los pasos de forma secuencial y con el suficiente detalle como para garantizar que todos los empleados que usan el instructivo para realizar una tarea específica.
- Diagrama de flujo: genera una representación gráfica para poder visualizar de una forma más sencilla todos los pasos.
Registros
Los registros pueden ser adoptados de muchas formas diferentes, en las que se pueden incluir tablas, gráficos, planos e informes. Los procedimientos y las instrucciones de trabajo tienen que generar registros específicos que se generen en relación con las actividades descritas.
Todos los registros necesarios para el Sistema de Gestión Ambiental tienen que controlarse por los requisitos específicos de la norma ISO-14001. Además, se tiene que establecer procedimientos que sirvan para identificar, recoger, indexar, acceder, archivar, almacenar, mantener, conservar y eliminar.
Un Sistema de Gestión perfectamente documentado tiene que estar diseñado para facilitar a la empresa y garantizar la coherencia de todos los procesos. El enfoque que podemos realizar a la hora de documentar el Sistema de Gestión Ambiental es empezar, evaluando todo lo que se está haciendo en la realidad. Por lo que el solo hecho de que se esté usando algunos procesos y algunas prácticas no es necesario que sean eficaces por naturaleza. Se tiene que mejorar todos los procedimientos, si es necesario, hasta incluso eliminar las repeticiones y las actividades que no generen ningún valor añadido. Cuando se hayan mejorado todos los procedimientos, se tienen que desarrollar todos los formularios e instrucciones complementarios. Por lo que solo entonces, la organización tiene que llevar a cabo el manual del Sistema de Gestión Ambiental.
Software para ISO 14001
El Software ISO 14001 presenta diferentes aplicaciones que ayudan a las organizaciones a poder mejorar sus Sistemas de Gestión Ambiental. Si nos basamos en el ciclo PHVA (Planear – Hacer – Verificar – Actuar) y partiendo de una eficaz gestión de los aspectos e impactos ambientales, el Software ISOTools se encuentra diseñado para controlar de forma fácil y efectiva el manejo de la documentación, el control de la legislación vigente y el consumo de recursos.
