Gestión de Proyectos

Cuando un grupo de trabajo se dispone a involucrarse en un proyecto, existen una serie de pasos previos imprescindibles para la correcta puesta en marcha del mismo. Entre estos pasos previos se distinguen el alcance y el propio proceso de iniciación. Son elementos clave, pues si el proyecto comienza con mal pie, probablemente no consigamos obtener los resultados que esperamos de él.

En este post abordaremos estas cuestiones e incidiremos especialmente en su importancia y relevancia.

Alcance de un proyecto

El alcance de un proyecto debe incluir todos aquellos procesos que son necesarios para asegurar que acoge a todo el trabajo y que podremos completarlo de forma exitosa. Aunque eso sí, el alcance del proyecto solo debe incluir el trabajo necesario.

Según algunos autores, podemos distinguir cinco procesos de gestión para administrar el alcance de un proyecto, nos referimos a los siguientes:

  • Planificación.

En este proceso se documentará cómo se va a definir, verificar y controlar el alcance de un proyecto. Además, es el proceso en el que se expresa cómo se deberá crear la estructura de desglose del trabajo, también conocida como EDT.

  • Definición.

Durante el proceso de definición se elaborará en detalle todo el plan del proyecto.

  • Creación de la EDT.

La creación de la EDT, recordemos que son las siglas de la estructura de desglose de trabajo, sirve para dividir el proyecto en componentes menores y más fáciles de manejar.

  • Verificación.

En este proceso se consigue formalizar la aceptación de los entregables del proyecto.

  • Control de cambios.

Por último, será notablemente imprescindible incluir el control de cualquier cambio que ocurra en el proyecto.

Antes de comenzar con estos procesos, es imprescindible que hayamos seleccionado un proyecto y contemos con la autorización formal para poder comenzar a planificar su alcance.

Y, ¿cómo podemos seleccionar un proyecto?

Para quedarnos con los mejores proyectos antes debemos disponer de diferentes alternativas del proyecto posibles. En torno a estas alternativas deberemos:

  • Determinar la necesidad u oportunidad de cada proyecto, establecer los presupuestos y el cronograma de trabajo.
  • Analizar la viabilidad técnica, financiera, de gestión y legal de cada una de las alternativas, de igual forma que el riesgo asociado a cada una.

Para tomar cualquier decisión, es fundamental lograr el consenso de todos los interesados respecto a las características evaluadas, de forma que se comprometan con la selección.

Se le da especial importancia a esto último para evitar futuros conflictos entre el director del proyecto y los directivos, como por ejemplo, las típicas quejas de ¿por qué se eligió un proyecto tan malo?

Para terminar con el proceso de selección de proyectos, excluiremos todos los que resulten inapropiados o inviables y seleccionaremos solo los que sean más importantes.

Inicio del proyecto

El inicio del proyecto se corresponde con la autorización formal para el comienzo de un nuevo proyecto o para pasar a la siguiente fase de un proyecto que ya está puesto en marcha.

Es un paso delicado, puesto que los proyectos no fracasan al final sino al inicio.

Todos los proyectos nacen a partir de un problema o de una oportunidad de mercado originada por cuestiones de oferta, demanda, cambios tecnológicos, modificaciones en la legislación o por cualquier otra necesidad que se plantee.

No obstante, podemos enumerar algunas causas, acompañadas de ejemplos, que suelen ser disparadores del inicio de un proyecto:

  • Demanda.

Ante la creciente demanda del mercado de vino orgánico, una bodega se dispone a crear una nueva línea de producción.

Por petición del presidente de un país, se comienza a planificar un proyecto de desarme nuclear.

  • Cambio tecnológico.

Como consecuencia de la disminución de los costes de la conexión de internet, una universidad se dispone a crear cursos online.

  • Requerimiento legal.

Tras la publicación de una nueva legislación ambiental, una mina de oro lanza un proyecto para generar una escombrera para residuos tóxicos.

  • Necesidad social.

Con el objetivo de tratar a niños desnutridos, una organización no gubernamental decide comenzar un proyecto para producir un hospital.

Lo que resulta esencial, antes de comenzar con la planificación y definición del alcance, es identificar y definir el problema que queremos resolver. Seguidamente, deberemos precisar o concretar qué resultados queremos obtener de acuerdo a la misión, objetivos y metas del proyecto. Y, para terminar y obtener dichos resultados, se pasará a formular un plan estratégico.

La primera parte de todo el proceso es la más importante, si no tenemos claro qué problema queremos resolver, corremos el riesgo de trabajar en una solución para un problema equivocado.

Resumiendo el inicio de un proyecto debe cubrir:

  • El problema: el obstáculo que separa el lugar donde estamos de donde nos gustaría estar.
  • La misión: Constituye las bases para lograr las metas y objetivos del proyecto.
  • El objetivo: Es el resultado esperado del proyecto.
  • Las metas: Incluyen los bienes y servicios imprescindibles para alcanzar los objetivos.
  • El plan estratégico: es la herramienta para identificar fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas con las que cuenta el proyecto para detallar cómo alcanzaremos con éxito los objetivos.

Para terminar con el proceso de inicio de un proyecto, el director del mismo debe emitir un acta de constitución del proyecto. Este documento es el resultado del proceso de iniciación, y en él se incluye la justificación de la necesidad de realizar el proyecto en cuestión y una breve descripción del producto o servicio que ofrece.

Para seguir conociendo aspectos de la gestión de proyectos no se pierda las publicaciones de nuestro blog y visite la sección de cursos.